Giấy tờ số hóa chưa được đảm bảo giá trị pháp lý

Số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính là một giải pháp quan trọng để đổi mới công tác thực hiện số hóa dữ liệu trên cơ sở gắn kết trực tiếp với việc thực hiện nhiệm vụ của cán bộ, công chức, viên chức trong tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính, nhằm hình thành cơ sở dữ liệu “đúng, đủ, sạch, sống”.

Theo báo cáo của 16/22 bộ, cơ quan ngang bộ, 60 địa phương, đến nay, tất cả 76 bộ, ngành, địa phương đã ban hành Kế hoạch số hóa kết quả giải quyết thủ tục hành chính đang có hiệu lực (chiếm 88,2%); 100% cơ quan, đơn vị quan tâm nâng cấp, hoàn thiện Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính, trong đó đã có 37/76 cơ quan, đơn vị (chiếm 48,6%) đáp ứng đầy đủ các yêu cầu chức năng, tính năng kỹ thuật theo hướng dẫn.

Có 42/76 bộ, cơ quan, địa phương (chiếm 55,3%) đã xây dựng Kho quản lý dữ liệu điện tử trên hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính. Việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính đã được triển khai ở 9.200/11.956 bộ phận một cửa, chiếm 76,9%; trong số đó có 8.364 bộ phận một cửa địa phương, 836 bộ phận một cửa thuộc cấp bộ, cơ quan được tổ chức theo ngành dọc.

Bên cạnh đó, tính đến tháng 10/2023, Ban Cơ yếu Chính phủ đã đảm bảo cung cấp trên 715 nghìn chứng thư số cho các bộ, ngành, địa phương trong cả nước, trong đó đối với cơ quan cấp bộ, ngành, địa phương đã cấp 93 chứng thư số cho tổ chức (đạt 100%) và 407 chứng thư số cho lãnh đạo (đạt khoảng 94,7%). Đối với cấp cục, vụ, sở và tương đương, đã cấp 5.198/5.318 chứng thư số cho tổ chức (đạt khoảng 97,74%) và 18.085 chứng thư số cho lãnh đạo (đạt khoảng 98,33%).

Đối với địa phương, cấp xã đã cấp 10.462 chứng thư số cho tổ chức (đạt gần 98,5%) và 26.583 chứng thư số cho lãnh đạo (đạt khoảng 71.55%). Ban Cơ yếu Chính phủ cũng đã phối hợp, triển khai trên 58.000 thiết bị SIM ký số trên thiết bị di động cho 30 bộ, ngành trung ương và 63 địa phương để phục vụ cho công tác số hóa.

Theo thống kê của Văn phòng Chính phủ, tỷ lệ số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính có sự cải thiện rõ rệt, trong đó 9 tháng năm 2023, tỷ lệ hồ sơ được cấp kết quả giải quyết thủ tục hành chính điện tử các bộ, ngành đạt 24,48% (tăng 13,7% so với cùng kỳ năm 2022), các địa phương đạt 38,94% (tăng 25,8% so với cùng kỳ năm 2022). Tất cả các địa phương đã thực hiện triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, cấp được hơn 3 triệu bản sao chứng thực điện tử.

Việc chuyển từ hồ sơ giấy sang hồ sơ điện tử của cấp bộ đạt 81,39% (tăng 29,7% so với cùng kỳ năm 2022), địa phương đạt 70,24% (tăng 31,4% so với cùng kỳ năm 2022), góp phần xây dựng, đưa vào vận hành các cơ sở dữ liệu quốc gia, chuyên ngành như: dân cư, bảo hiểm xã hội, đăng ký doanh nghiệp, hộ tịch điện tử, giấy phép lái xe...

Một số bộ, ngành, địa phương thực hiện tốt như: Bộ Công an, Bộ Tài chính (Thuế, Hải quan), Bộ Giao thông vận tải (Quản lý phương tiện và người lái), Bộ Kế hoạch và Đầu tư (Đăng ký doanh nghiệp), Bảo hiểm xã hội Việt Nam, Quảng Ninh, Hải Dương, Hà Nam, Bắc Giang, Bình Phước, Bình Dương, Thanh Hóa, Nam Định, Quảng Bình, Bình Định, Lâm Đồng, Tây Ninh, Khánh Hòa, Bà Rịa – Vũng Tàu, Cà Mau…

Tuy nhiên, theo Văn phòng Chính phủ, quá trình tham gia số hóa của các cán bộ, công chức, viên chức thẩm định, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính còn rất hạn chế, chủ yếu việc số hóa mới chỉ dừng lại ở sao chụp chuyển từ bản giấy sang bản điện tử (hơn 56,7% hồ sơ của bộ, ngành và hơn 31,3% của địa phương) nên không những chưa đảm bảo giá trị pháp lý của giấy tờ được số hóa, không thể tái sử dụng, mà còn lãng phí nguồn lực số hóa, tốn kém tài nguyên lưu trữ.

Việc triển khai chứng thực bản sao điện tử từ bản chính ở một số địa phương còn chưa đầy đủ, toàn diện, mới chỉ triển khai điểm ở một số Ủy ban nhân dân cấp xã, kết quả thực hiện còn rất thấp như: Đắk Nông; Thành phố Hồ Chí Minh; Cao Bằng; Vĩnh Long; Ninh Thuận; Đắk Lắk; Sơn La; Bạc Liêu; Bình Thuận; Thái Bình,…

Nhiều giấy tờ, tài liệu đặc thù chuyên ngành phải số hóa như: Bản vẽ kỹ thuật; bản đồ,... nhưng chưa có quy định cụ thể, rõ ràng về cách thức số hóa phù hợp tại pháp luật chuyên ngành nên việc triển khai thực hiện còn lúng túng, thiếu thống nhất, chưa hiệu quả, nhất là ở các địa phương. Việc nâng cấp, hoàn thiện hệ thống công nghệ thông tin, trang thiết bị phục vụ số hóa của một số bộ, ngành, địa phương còn hạn chế, chưa kịp thời./.