Nâng cao năng lực quản lý và chất lượng dự án

Hệ thống phần mềm quản lý đầu tư xây dựng do Công ty Viễn thông điện lực và Công nghệ thông tin (EVNICT) xây dựng trên cơ sở tuân thủ đúng các quy định của Nhà nước về công tác quản lý dự án đầu tư xây dựng, đấu thầu …; đáp ứng đầy đủ các quy trình nghiệp vụ và công tác đầu tư xây dựng thực tế của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) và các đơn vị thành viên nên đã được triển khai giới thiệu với các khách hàng tiềm năng khác bên ngoài để mở rộng thị trường.

Sản phẩm được nghiệm thu và quy định áp dụng trong tất cả các đơn vị thuộc EVN. Để đáp ứng nhu cầu thực tế, EVNICT đang tiếp tục nâng cấp về công nghệ, cải tiến về tiện ích và hoàn thiện, bổ sung các chức năng nghiệp vụ mới cho hệ thống phần mềm này.

Trung bình mỗi năm ngành Điện cần 5-6 tỷ USD để phát triển nguồn, chưa kể phát triển lưới điện. Vì vậy, việc xây dựng hệ thống phần mềm quản lý đầu tư xây dựng áp dụng thống nhất cho tất cả các đơn vị trong EVN đã hiện đại hóa quản lý và nâng cao hiệu quả điều hành thông qua ứng dụng công nghệ thông tin và nâng cao năng lực quản lý, chất lượng các dự án đầu tư xây dựng.

Ông Trần Khắc Hòa, Tổ trưởng Tổ nghiệp vụ-Kiểm thử-Triển khai (Trung tâm phát triển phần mềm-EVNICT) cho biết, hệ thống phần mềm quản lý đầu tư xây dựng đã cung cấp các chức năng, công cụ quản lý, theo dõi, xử lý các công việc trong dự án một cách tổng thể từ khâu chuẩn bị đầu tư, thực hiện và kết thúc đầu tư. Việc nâng cao chất lượng dự án đầu tư xây dựng là tiền đề cho việc tiết kiệm chi phí sửa chữa, thay thế, cũng như giảm thiểu rủi ro trong quá trình vận hành sau này. Đặc biệt, đối với ngành Điện, các dự án đầu tư xây dựng sử dụng vốn rất lớn, việc thay thế, sửa chữa do đơn vị thi công không làm đúng với thiết kế và quy trình chất lượng sẽ dẫn đến hậu quả rất lớn về mặt kinh tế. Phần mềm quản lý đầu tư xây dựng đã giải quyết 2 khâu quan trọng là lựa chọn nhà thầu và giám sát thi công.

Theo ông Trần Khắc Hòa, việc quản lý các dự án đầu tư xây dựng trước đây chủ yếu được thực hiện một cách thủ công. Tất cả các thông tin, tài liệu liên quan đến giai đoạn thực hiện dự án chủ yếu được quản lý bằng file excel, bản giấy và một số bản scan trên thiết bị cá nhân. Đặc biệt, đối với các Ban quản lý dự án nguồn điện, có hợp đồng EPC với đối tác nước ngoài.

Việc quản lý từ 20.000-30.000 bản vẽ thiết kế thi công gặp rất nhiều khó khăn, tốn nhiều chi phí liên quan đến thiết bị lưu trữ, thời gian, cũng như về tiến độ phê duyệt ảnh hưởng đến chất lượng và phát sinh chi phí trong quá trình thi công. Việc áp dụng module quản lý phê duyệt tài liệu thiết kế đã giúp cho Ban quản lý Dự án giảm thiểu được việc in ấn, đáp ứng nhanh chóng quá trình phê duyệt, nâng cao chất lượng đối với đơn vị Tư vấn, Nhà thầu thi công, cũng như giảm được nhiều chi phí trực tiếp (in ấn, thiết bị lưu trữ...), các chi phí gián tiếp (thời gian, tiến độ thi công...) .

Năm 2020 EVNICT tiếp tục xây dựng và nâng cấp phiên bản 2.0 với chức năng nổi bật như quản lý kế hoạch, quản lý đấu thầu, giám sát thi công (trong đó có nhật ký thi công điện tử, biên bản nghiệm thu điện tử và giám sát qua hình ảnh), module phê duyệt tài liệu thiết kế bản vẽ thi công.

Trong tương lai EVN sẽ tiếp tục nâng cấp bổ sung các chức năng như thẩm tra điện tử, phê duyệt thiết kế online…, để hoàn thiện các quy trình nghiệp vụ trong quản lý cũng như đẩy mạnh công các chuyển đổi số trong ngành điện.

Đối với phương án triển khai chung, EVNICT lựa chọn phương án thực hiện triển khai theo từng khối, đối với mỗi khối, sẽ lựa chọn một đơn vị có đầy đủ các nghiệp vụ nhất trong khối, từ đó sẽ tiếp nhận các yêu cầu bổ sung, sau đó sẽ nhân rộng ra các đơn vị tương tự. Phương án triển khai này đảm bảo phần mềm sẽ bao trùm được các nghiệp vụ, yêu cầu của người dùng, giúp cho phần mềm dễ dàng tiếp cận với người dùng, cũng như trở thành một công cụ hỗ trợ đắc lực cho các công việc hàng ngày của người dùng.

Đối với các đơn vị đã sử dụng phần mềm đặc thù trong quản lý đầu tư xây dựng, EVNICT thực hiện theo phương án đảm bảo các yêu cầu quản lý đặc thù, không làm thay đổi quá nhiều các thói quen người dùng, đồng thời, vẫn đảm bảo được các yêu cầu cốt lõi cần thống nhất trong toàn EVN với các bước.

Cụ thể như: Thống nhất các nghiệp vụ và yêu cầu từ EVN, bổ sung các yêu cầu nghiệp vụ riêng của đơn vị triển khai; xây dựng và đáp ứng đầy đủ các yêu cầu phù hợp; chuyển giao công nghệ cho các đầu mối IT của các đơn vị triển khai; thường xuyên tổ chức các buổi hội thảo theo từng khối, nhằm tiếp nhận các yêu cầu bổ sung trong quá trình áp dụng phần mềm, các tiện ích theo nhu cầu người dùng. Công tác này đảm bảo phần mềm luôn được nâng cấp, đáp ứng kịp thời các nghiệp vụ phát sinh, đồng thời nâng cao tính thân thiện đối với người dùng. Song song quá trình xây dựng sản phẩm, EVNICT tổ chức đội ngũ nghiên cứu và phát triển sản phẩm.

Hệ thống Quản lý đầu tư xây dựng của EVN ngay từ trong quá trình bắt đầu xây dựng đã đáp ứng khả năng quản lý, kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn đầu tư xây dựng được sử dụng thông qua các chức năng đăng ký và giao kế hoạch, lấy đơn vị quản lý dự án làm trọng tâm ưu tiên, giải quyết vấn đề then chốt nhất của đơn vị quản lý dự án làm sao để kiểm soát chất lượng thiết kế, thi công dự án qua các chức năng phê duyệt tài liệu thiết kế dự án nhà máy nhiệt điện và giám sát quá trình thi công dự án dựa trên hình ảnh định vị.

Trên thực tế, công tác quản lý đầu tư xây dựng rất đa dạng, có rất nhiều yêu cầu đặc thù, việc đưa vào hệ thống quản lý đầu tư dùng chung trong toàn EVN đã tạo ra phương tiện và cách thức làm việc mới. Đó là: Thống nhất được cách thức làm việc và trao đổi thông tin giữa đơn vị cấp trên và đơn vị cấp dưới cũng như các bộ phận trong đơn vị; chuyển đổi từ đa số thủ công sang việc phối hợp trên hệ thống phần mềm; các đơn vị có điều kiện ban hành các quy định chuẩn về quản lý dự án trên hệ thống phần mềm.

Ban QLDA Nhiệt điện Thái Bình là một trong những đơn vị áp dụng thí điểm đầu tiên phần mềm Quản lý đầu tư xây dựng này. Quá trình triển khai áp dụng song song với quá trình xây dựng phần mềm. Tính đến thời điểm dự án Nhiệt điện Thái Bình hòa đồng bộ tổ máy số 1 đã quản lý được 26.066 tài liệu do nhà thầu đệ trình; 15.215 tài liệu của tư vấn và 15.623 tài liệu của chủ đầu tư, 47/47 gói thầu,  47/47 hợp đồng; áp dụng đầy đủ các module chức năng trong công tác kế hoạch, tiến độ, thủ tục đầu tư, đấu thầu, hợp đồng, vật tư, thanh toán, phê duyệt tài liệu, hồ sơ dự án và báo cáo thực hiện dự án hàng tuần cho tất cả các phòng chức năng: Kinh tế - Kế hoạch, Kỹ thuật - An toàn, Vật tư -Thiết bị, Tổ chức - Hành chính, Tài chính - Kế toán. Đáp ứng mô hình chức năng tiêu chuẩn của một ban Quản lý dự án nguồn điện điển hình trong EVN.

Đặc biệt, phần mềm giải quyết triệt để vấn đề quản lý phê duyệt tài liệu giữa chủ đầu tư với đơn vị tư vấn và nhà thầu khi khối lượng tài liệu cần phê duyệt rất lớn, nếu chậm trễ trong quá trình phê duyệt hoặc không quản lý được thời hạn, lịch sử... phê duyệt sẽ ảnh hưởng đến tiến độ thi công dự án.

Mặc dù khối lượng tài liệu phê duyệt cần cập nhật rất lớn nhưng nhân sự chuyên trách để cập nhật tài liệu phê duyệt lên hệ thống không cần bổ sung do đã kết nối và hỗ trợ bóc tách dữ liệu từ quá trình trao đổi email của các bên tham gia phê duyệt.

Ban QLDA Nhiệt điện Vĩnh Tân cũng là đơn vị quản lý nhiều dự án lớn của Trung tâm Nhiệt điện Vĩnh Tân và là một trong những đơn vị đầu tiên áp dụng triển khai module phê duyệt tài liệu với sự tham gia của các đơn vị bên ngoài (nhà thầu, tư vấn) và thí điểm thực hiện quản lý chất lượng dự án thông qua giám sát thi công kết hợp hình ảnh. Chỉ tính riêng dự án Vĩnh Tân 4 mở rộng đã cập nhật được 3.372 nhật ký giám sát và 1.077 hình ảnh thi công tại công trường; triển khai đầy đủ các chức năng đáp ứng hoạt động quản lý dự án đầu tư xây dựng theo Nghị định 59; triển khai các module đặc thù của dự án Nhà máy nhiệt điện như Quản lý phê duyệt tài liệu, Quản lý giám sát thi công.

Việc cùng phối hợp sử dụng module phê duyệt tài liệu giữa Ban Quản lý dự án và nhà thầu, tư vấn đã không phải in ấn phát hành tài liệu cho những lần phê duyệt trung gian và rút ngắn thời gian xử lý tài liệu, bản vẽ thiết kế; chất lượng xây dựng công trình được giám sát online qua hình ảnh, nhật ký hàng ngày.

Đặc biệt, Tổng Công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) quản lý lưới điện rộng khắp cả nước gồm các dự án lớn từ lưới điện 220kV trở lên; trong đó do có nhiều dự án trọng điểm, nên việc sử dụng đầy đủ các chức năng của phần mềm đã tạo ra kho dữ liệu về đầu tư xây dựng dùng chung cho toàn EVNNPT để quản lý 415 dự án, 2873 gói thầu; 2.322 hợp đồng; 1.902 phiếu giá; 2.160 phiếu thanh toán; giám sát được chất lượng thi công các dự án đang trong giai đoạn triển khai.

Ở vào thời điểm triển khai thí điểm, EVNNPTđã đưa 50 dự án trong giai đoạn thi công vào giám sát với 139.207 nhật ký giám sát đường dây, 30.177 nhật ký giám sát trạm, 37.466 hình ảnh thi công đường dây, 41.694 hình ảnh thi công trạm, 24.058 biên bản nghiệm thu các dự án đường dây và 4.939 biên bản nghiệm thu dự án trạm.

Với việc sử dụng phần mềm đầu tư xây dựng, EVNNPT đã nâng cao chất  lượng quản lý dự án cho Ban QLDA thông qua các chức năng kiểm soát, tra cứu nhật ký giám sát, biên bản và hình ảnh hiện trường; xây dựng được một bộ hồ sơ số hóa hoàn chỉnh trong toàn bộ quá trình thi công, bao gồm hồ sơ thiết kế, bản vẽ thi công, nhật ký giám sát, hình ảnh thi công, biên bản nghiệm thu, hoàn công phục vụ quá trình vận hành công trình sau khi bàn giao đưa vào sử dụng; tư vấn giám sát có nhiều công cụ tiện ích để cập nhật thông tin giám sát kịp thời cho chủ đầu tư.

Tổng Công ty Điện lực miền Trung (EVNCPC) đã áp dụng phần mềm trong đầu tư xây dựng theo đặc thù các dự án lưới điện phân phối. Kết quả, Tổng Công ty đã tiết kiệm nhiều công sức trong quá trình tổng hợp báo cáo, theo dõi chất lượng công trình, kiểm soát tuân thủ trong hoạt động đấu thầu. Các đơn vị quản lý xuyên suốt công tác đầu tư xây dựng từ khâu kế hoạch vốn đến tiến độ công trình, thủ tục đầu tư, đấu thầu, hợp đồng, nghiệm thu, thanh toán và khai thác hiệu quả kho dữ liệu nhà thầu dùng chung trong toàn EVN trong quá trình lập, quản lý hồ sơ mời thầu, lựa chọn nhà thầu.

Tổng Công ty Điện lực Tp. Hồ Chí Minh (EVNHCMC) là đơn vị có khối lượng thực hiện đầu tư xây dựng hàng năm rất lớn, quá trình quản lý chặt chẽ và phân công trách nhiệm rõ ràng, quá trình chỉ đạo – phối hợp giữa EVNHCMC và các đơn vị diễn ra thường xuyên. Với việc áp dụng phần mềm đầu tư xây dựng đã đáp ứng yêu cầu phân công trách nhiệm rõ ràng trên phần mềm, các văn bản (tờ trình, quyết định...) phát sinh trong từng khâu quản lý có thể in trực tiếp từ phần mềm; hồ sơ dự án được quản lý chặt chẽ, hỗ trợ kiểm soát các hạng mục hồ sơ quyết toán khi dự án đầu tư xây dựng hoàn thành. Hiện tại, hệ thống đã vận hành liên tục trong nhiều năm, chưa gặp bất kỳ sự cố nào gây gián đoạn./.