Công nghệ số giúp doanh nghiệp chống lãng phí, thất thoát

Áp dụng công nghệ số để tránh lãng phí trong sản xuất kinh doanh là vấn đề được nhiều chủ doanh nghiệp quan tâm và tìm hiểu. Lãng phí trong sản xuất được hiểu là lãng phí các nguồn tài nguyên trong doanh nghiệp.

Tại Việt Nam việc áp dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động trong doanh nghiệp còn rất nhiều hạn chế, dẫn tới sự lãng phí vô cùng lớn các nguồn tài nguyên về nhân lực, vật lực, tài lực mà doanh nghiệp không hề biết.

Theo các chuyên gia về chuyển đổi số, chỉ bằng cách ứng dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán lãng phí. Doanh nghiệp nào tiên phong trong tiến trình đổi mới sáng tạo, nhanh chóng bắt kịp xu thế và chịu khó đầu tư cho hệ thống quản trị tổng thể sẽ tiết kiệm đáng kể tiền bạc, thời gian và công sức.

Ông Lê Văn Dũng, Tổng giám đốc Công ty cổ phần Tập đoàn công nghệ ABsoft (ABsoftERP) cho hay, đầu tiên phải kể tới sự lãng phí về nguồn tài nguyên dữ liệu trong công ty. Đây là nguồn tài nguyên cần được lưu trữ thường xuyên và liên tục cập nhật để đánh giá tính chính xác và hiệu quả của toàn bộ hoạt động doanh nghiệp.

Tìm kiếm thông tin dữ liệu đơn giản, đa chiều, phân tích dựa trên số liệu thực tế để có những quyết định mang tính chiến lược và kịp thời là bài toán mà nhiều doanh nghiệp Việt Nam đang tìm kiếm lời giải. Điều này áp dụng không chỉ với chủ doanh nghiệp mà còn đối với nhân viên trong công ty để đánh giá chính công việc mình đã và đang làm.

Tuy nhiên, qua khảo sát của ABsoft, lịch sử các số liệu mà doanh nghiệp đã làm chưa được thống kê 1 cách chi tiết, các hoạt động công việc của nhân viên cũng chưa được đánh giá 1 cách cụ thể để đưa ra phương án cải thiện tốt hơn. Đấy là vấn đề quản trị nội bộ trong công ty, cũng là yếu tố vô cùng phức tạp, quyết định sự sống còn của bất cứ doanh nghiệp nào. Để giải quyết vấn đề này, trước nhất vẫn là yếu tố con người, sau mới đến giải pháp hỗ trợ quản trị hiệu quả.

Không những lãng phí về dữ liệu thông tin, doanh nghiệp có thể đối mặt với nguy cơ lãng phí thời gian, công sức làm việc mà hiệu quả thu lại không cao nếu thiếu sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ số. Nó bao gồm công cụ, máy móc, thiết bị, vật liệu; thông tin, phương pháp, quy trình, bí quyết; việc tổ chức, điều hành hay phối hợp quản lý và yếu tố con người. Trong số đó, công cụ, máy móc, thiết bị, vật liệu được coi là phần cứng để hỗ trợ sản xuất nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thiểu tối đa lỗi do sai sót. Đó được coi là xương sống của doanh nghiệp.

Ngoài ra, còn có nhiều sự lãng phí khác bắt nguồn từ những lỗi sai, hỏng; việc xử lý quá các công đoạn sản xuất do không được chuẩn hóa hay do sản xuất dư thừa, ngoài kế hoạch; lãng phí do hàng tồn kho do năng lực dự đoán nhu cầu hạn chế... rồi lãng phí do vận chuyển, do máy móc, thiết bị....

Bằng phân tích dữ liệu với các công nghệ hàng đầu như Internet of things, AI, đám mây, di động và các ứng dụng web... khi tất cả các công nghệ này được sử dụng cùng nhau sẽ giúp kết nối, xử lý dữ liệu và phân tích để cải thiện được tình trạng lãng phí tài nguyên trong doanh nghiệp.

Ông Lê Vũ Minh, Giám đốc tư vấn Chuyển đổi số FPT Digital chia sẻ quan điểm, lãng phí trong sản xuất là bất cứ thứ gì mà khách hàng không muốn trả tiền. Do đó, sản xuất nhiều hơn mức cần thiết về số lượng và chi phí trên một sản phẩm có nghĩa là doanh nghiệp đã vượt quá nhu cầu của khách hàng. Một nhà máy sản xuất tinh gọn cần xác định và tìm cách loại bỏ hoặc giảm thiểu đáng kể các lãng phí hoặc mất phát phát sinh trong quá trình sản xuất. Mô hình sản xuất tinh gọn đã được nhiều quốc gia trên thế giới áp dụng hiệu quả với việc ứng dụng các công cụ và nền tàng số để vận hành.

Trong số nhiều giải pháp hỗ trợ doanh nghiệp tiếp giảm chi phí và khắc phục được tình trạng lãng phí nguồn lực, ERP là một phần mềm giúp tự động hóa quy trình quản lý về tài chính, hậu cần, nhân sự, bán hàng và các bộ phận khác có cơ sở dữ liệu tập trung nhằm tự động hóa nhiều quy trình của các doanh nghiệp...đang rất được các chuyên gia công nghệ và chuyển đổi số tin dùng.

Theo đó, ERP là hệ thống hoạch định nguồn lực cho doanh nghiệp, bao gồm nhiều chức năng quản trị, giúp các chủ doanh nghiệp không chỉ nắm được hết tình hình sản xuất mà còn tinh giảm được hầu hết các lãng phí. Một hệ thống ERP bao gồm chức năng quản trị sản xuất từ khâu nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra. Nắm được chất lượng sản phẩm do quản trị từng quy trình sản xuất; quản lý xuất, nhập, tồn kho theo thời gian thực; kiểm soát được tình hình nhân lực tại kho và giúp nhà quản trị theo dõi được toàn bộ doanh nghiệp từ xa.

ERP còn có nhiều chức năng khác hữu ích như quản lý bán hàng, quản lý khách hàng, tài chính kế toán. Vì vậy, dù phát sinh khoản chi phí đầu tư ban đầu để thiết lập hệ thống ERP song sẽ hạn chế gần như toàn bộ các lãng phí trong mọi khâu, mọi công đoạn sản xuất và quản trị kinh doanh của doanh nghiệp.

Từ thực tiễn doanh nghiệp, Công ty TNHH May Thuận Tiến hiện đang có hơn 1.500 lao động tập trung sản xuất mặc hàng may mặc xuất khẩu qua các thị trường Nhật Bản, Mỹ, Trung Quốc và một vài quốc gia châu Âu. Để bắt kịp xu hướng chuyển đổi số, công ty đang nhanh chóng triển khai số hóa từng phần trong quy trình sản xuất, từng bước nâng cao năng lực sản xuất, năng lực cạnh tranh, thay đổi nhận thức của toàn bộ nhân sự trong công ty; đồng thời, tinh giảm và tiết kiệm rất nhiều chi phí để nâng tỷ suất lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Chia sẻ về quá trình chuyển đổi số, ông Nguyễn Thành Thương, đại diện Công ty TNHH May Thuận Tiến cho biết, lúc trước, các khâu đặt nguyên vật liệu, sản xuất được thực hiện trên giấy tờ. Bây giờ để tiết kiệm, doanh nghiệp đã chuyển đổi toàn bộ sang môi trường số. Chính nhờ vậy, công tác quản lý của công ty tiết kiệm được thời gian, chống thất thoát, lãng phí, cũng như đáp ứng kịp thời nguyên, vật liệu cho khâu sản xuất. Ngoài việc số hóa trong quy trình sản xuất, doanh nghiệp đã đẩy mạnh ứng dụng các giải pháp phần mềm vào hoạt động quản lý bán hàng, tiếp thị trực tuyến, quản lý kênh phân phối, quản trị kinh doanh hoặc tạo ra những sản phẩm, dịch vụ mới./.