EVN nâng cao quản trị nguồn lực doanh nghiệp từ áp dụng ERP

Một số đặc điểm đặc trưng của hệ thống ERP. Nguồn ảnh: EVNICT

Đây là mô hình quản trị tiên tiến trên thế giới. Có rất nhiều nhà cung cấp hệ thống ERP như: SAP, Oracle; trong đó, Tập đoàn Oracle là nhà cung cấp hệ thống ERP nổi tiếng cho Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) với cơ sở dữ liệu và công cụ phát triển ứng dụng, phần mềm quản trị doanh nghiệp cùng dịch vụ tư vấn, đào tạo và hỗ trợ liên quan.

Ông Trần Khắc Hòa, Phó trưởng dự án ERP cho biết, dự án có 17 phân hệ nghiệp vụ về tài chính, quản lý vật tư, quản lý các khoản phải thu, quản lý các khoản vay, quản lý tiền lương, quản lý thuế, quản lý đầu tư, rủi ro tài chính,mua sắm tài sản, kế toán tổng hợp…

Ưu điểm nổi bật của hệ thống là quản lý dữ liệu tập trung (online, mọi truy xuất về dữ liệu đều đảm bảo từ một nguồn duy nhất).Dữ liệu đã nhập vào hệ thống và đã được phê duyệt thì người dùng không sửa, không xóa được.

Muốn thay đổi thì phải nhập các giao dịch điều chỉnh. Toàn bộ các hoạt động như: Nhập liệu, vận hành (sửa đổi, cập nhật…), thủ tục tính toán, lập sổ sách - báo cáo đều phải tuân thủ chặt chẽ theo quy trình thống nhất chung.

Hệ thống này có khả năng tích hợp các hệ thống như: CMIS – quản lý khách hàng, PMIS - quản lý lưới điện, HRMS – quản lý nhân sự...

Ngoài việc thể hiện tính công khai, minh bạch trong việc không xóa được dữ liệu, không sửa được bút toán, từ đó đánh giá hiệu quả chất lượng công việc, năng suất lao động tăng lên do được mô hình hóa bằng quy trình các thao tác, chế tài thực hiện.

Tuy nhiên trong quá trình triển khai, dự án cũng gặp không ít khó khăn. Cụ thể như từ những năm 2000, dự án gặp không ít những trở ngại khi phải tiếp cận một công nghệ mới đi đầu trong lĩnh vực quản trị doanh nghiệp.

Thiết kế ban đầu là một hệ thống khổng lồ trong nước chưa có đơn vị nào áp dụng nên tư vấn chưa có kinh nghiệm triển khai.

Và giải pháp Oracle EBS là một bộ gồm các ứng dụng quản trị doanh nghiệp cho phép quản lý hiệu quả và tự động hóa tất cả các mảng nghiệp vụ: kế toán tài chính, thương mại dịch vụ, sản xuất, cung ứng, vật tư hàng hóa, dự án, nhân sự, tiền lương…  đã được EVN lựa chọn làm giải pháp chính cho hệ thống này.

Giải pháp Oracle đã được hiệu chỉnh, bổ sung để phù hợp với cách thức quản lý của EVN và đang dần được hoàn thiện như mong muốn.

Sau 4 năm triển khai thí điểm ở 32/997 đơn vị là đại diện các khối phân phối, truyền tải cấp công ty thì từ năm 2016 đến nay, dự án được giao cho Công ty Viễn thông điện lực và Công nghệ thông tin - EVNICT (EVN) quản lý, vận hành và mở rộng. Trong quá trình triển khai, EVNICT đã từng bước nắm bắt công nghệ, tự vận hành hệ thống, tự sửa lỗi.

Hệ thống cũng được kiểm thử tại một số đơn vị trong EVN nhiều lần, nhiều thời gian. Bên cạnh đó còn có sự hỗ trợ của nhà cung cấp Oracle, của các đơn vị công nghệ thông tin nhiều kinh nghiệm khác nên việc đảm bảo cho hệ thống vận hành đáp ứng được yêu cầu.

Để có sự thay đổi về chế độ tài chính kế toán, EVN đã yêu cầu mở rộng đến đơn vị cấp 3 (gồm 300 đơn vị). Đơn vị đại diện Tổng công ty Điện lực Tp. Hồ Chí Minh thực hiện từ năm 2016.Sáu tháng đầu năm năm 2017, EVN triển khai nốt các Tổng công ty và 270 đơn vị cấp 3.

Từ tháng 6-12/2017, triển khai đến các đơn vị điện lực huyện, các truyền tải miền (đơn vị cấp 4) là 667 đơn vị. Như vậy cuối năm 2017, đã cơ bản triển khai ra toàn Tập đoàn.

Theo Phó trưởng dự án ERPTrần Khắc Hòa, đến nay, dự án đã hoàn thành 11/17 phân hệ. Từ năm 2018 đến nay, EVNICT đang tiếp tục hoàn thiện 6 phân hệ còn lại để hoàn thành theo đúng kế hoạch vào tháng 6 năm nay.

Đánh giá về ưu điểm khi áp dụng hệ thống, ông Hòa cho biết, với hệ thống cũ thì báo cáo tài chính của EVN trong năm 2018 sau kiểm toán phải đến tháng 5-6/2019 mới hoàn thành thì khi áp dụng hệ thống này ngay trong quý 1/2019 EVN đã xong báo cáo tài chính, còn các công ty dưới (đơn vị cấp 3, cấp 4) còn giảm nhiều thời gian hơn.

Bên cạnh đó, dữ liệu được quản lý tập trung ở cấp Tổng công ty, đang triển khai ở cấp Tập đoàn nhằm cung cấp các thông tin cho nhà điều hành một cách minh bạch, công khai.

Về lâu dài khi triển khai toàn bộ 17 phân hệ, theo đánh giá của ông Hòa, khi phân tích hệ thống tài chính kế toán của EVN sẽ đáp ứng yêu cầu Cách mạng công nghiệp 4.0.

Mặt khác, hệ thống còn tích hợp được với hệ thống quản lý của ngành thuế như hóa đơn điện tử, tạo các bảng kê khai thuế, chuyển sang ngành thuế để họ rà soát.

Đánh giá về kế hoạch triển khai hệ thống ERP, theo Phó trưởng dự án, công tác lập kế hoạch chi tiết là điều kiện kiên quyết để triển khai thực hiện và điều hành các công việc của dự án.

Kế hoạch triển khai mẫu EVNICT đã lập và gửi các đơn vị thực hiện theo các hạng mục công việc và thời gian dự kiến định hướng từng hạng mục công việc. Dựa theo tình hình triển khai thực tế tại đơn vị, các đơn vị lập kế hoạch chi tiết. Kế hoạch này được Lãnh đạo đơn vị phê duyệt và phổ biến, quán triệt tới các đơn vị.

Hệ thống ERP yêu cầu đối với việc quản lý bộ mã vật tư cần thống nhất bộ mã toàn Tập đoàn, đối với các đơn vị chưa thống nhất bộ mã thì việc xây dựng, chuẩn hóa bộ mã thống nhất phải mất nhiều thời gian và công sức, đây cũng là công việc gây khó khăn, ách tắc khi triển khai hệ thống.

Cũng theo ông Hòa, khi triển khai hệ thống trên diện rộng, một trong các việc quan trọng đó là hỗ trợ người dùng nhập liệu trong thời gian vận hành hệ thống mới, nhằm mục đích người dùng làm quen với hệ thống, quy trình, luồng nghiệp vụ khi nhập các nghiệp vụ phát sinh thực tế.

Đặc biệt công tác đào tạo người dùng cuối là khâu quan trọng khi đưa hệ thống vào vận hành, người dùng càng hiểu rõ hệ thống thì việc nhập liệu, đối chiếu báo cáo và hiệu chỉnh,hạn chế được sai sót.

Ông Hòa cho biết, Vietnam Airlines là đơn vị áp dụng hệ thống này đầu tiên. Bộ Tài chính cũng xây dựng hệ thống tài chính công gồm 5 phân hệ nghiệp vụ; Tổng công ty Xi măng cũng triển khai hệ thống này; 95% các ngân hàng thương mại ở Việt Nam  đang áp dụng.

Đặc biệt các doanh nhiệp FDI như Sam Sung, Panasonic khi đến Việt Nam cũng đều mang hệ thống quản trị nội bộ sang. Nhiều doanh nghiệp tư nhân cũng áp dụng như Nhựa Bình Minh, cao su Đà Nẵng...

ERP là dữ liệu công khai để điều hành sản xuất của doanh nghiệp, phục vụ trực tiếp công tác điều hành quản lý, kinh doanh nội bộ, giúp cho việc quản trị doanh nghiệp trong EVN đạt được hiệu quả cao.

Việc EVN ứng dụng hệ thống hiện đại không chỉ nâng cao năng lực quản trị, phù hợp với mô hình tiêu chuẩn quốc tế, mà còn là cơ sở để Tập đoàn vươn lên là một trong những doanh nghiệp hàng đầu khu vực về lĩnh vực sản xuất – kinh doanh điện năng./.