EVNNPC số hóa quy trình tài chính kế toán, kinh doanh dịch vụ khách hàng

Ngày 18/11, tại Hà Nội, Tổng công ty Điện lực miền Bắc (EVNNPC) đã công bố sản phẩm số hóa quy trình tài chính kế toán và kinh doanh - dịch vụ khách hàng. Vượt qua nhiều khó khăn, EVNNPC đã trở thành đơn vị tiên phong trong ngành điện trong việc số hóa các quy trình nghiệp vụ, góp phần minh bạch hóa, nâng cao tính liên kết của các chu trình công việc; đồng thời, giảm thiểu tối đa các khâu trong quy trình đang được làm thủ công và giấy tờ, tối đa hóa việc chuyển đổi số dữ liệu, đảm bảo sự tập trung và chuẩn hóa thông tin dữ liệu.

*Công cụ tin cậy hoạch định chiến lược

Xác định, tài chính – kế toán là lĩnh vực đặc biệt quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp và đây cũng là lĩnh vực liên quan đến tất cả mọi hoạt động, EVNNPC đã chọn số hóa các quy trình tài chính kế toán là lĩnh vực tiên phong.

Được khởi động từ năm 2019 và chính thức đi vào vận hành từ ngày 1/10/2021, vượt qua nhiều khó khăn của một đơn vị tiên phong, EVNNPC đã số hóa đồng bộ lĩnh vực tài chính – kế toán toàn diện với 6 quy trình nghiệp vụ, gồm:quy trình cấp phát, giải ngân, thanh xử lý, mua sắm, thanh toán điện mua ngoài, thẩm tra quyết toán. EVNNPC đã chuyển đổi toàn bộ dữ liệu từ dạng vật lý sang dạng kỹ thuật số, bắt đầu từ khâu hợp đồng qua giai đoạn hoàn thành, nghiệm thu và kết thúc ở khâu thanh, quyết toán.

Tất cả hồ sơ được các cá nhân tham gia quy trình cập nhật, kiểm soát và ký số nội bộ trên phần mềm. Đồng thời, chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ tài chính kế toán và ứng dụng công nghệ thông tin xây dựng phần mềm để áp dụng thống nhất trong toàn Tổng công ty; khai thác dữ liệu trên phần mềm để lập các báo cáo quản trị phục vụ công tác điều hành của Ban lãnh đạo.

Với việc số hóa thành công quy trình nghiệp vụ tài chính – kế toán, EVNNPC trở thành đơn vị đầu tiên của ngành điện lực Việt Nam số hóa thành công lĩnh vực này. Tất cả các quy trình này đều được tích hợp tối đa với phần mềm dùng chung HRMS, ERP, CMIS, IMIS,… Từ đó, tạo sự thống nhất trong toàn EVNNPC và các đơn vị thành viên, đảm bảo vận hành thông suốt, có tính hệ thống và được kiểm soát chặt chẽ. Số hóa cũng góp phần kiểm soát được tính chính xác, đầy đủ, hợp pháp hồ sơ dữ liệu đầu vào; các chứng từ kế toán được lưu giữ trên một phần mềm tự động tích hợp với từng hệ thống quản trị nội bộ cũng dễ dàng truy xuất, tìm kiếm.

Việc số hóa đã giúp các quá trình thực hiện từ tạo yêu cầu đến phê duyệt từ các cấp lãnh đạo nhanh hơn, chính xác hơn, giảm thời gian trình ký, phê duyệt nội bộ, qua đó nâng cao năng suất lao động của các bộ phận. Đơn cử, với quy trình giải ngân trước đây, để hoàn thành bộ hồ sơ giải ngân từ đơn vị đến Tổng Công ty thường từ 10 - 14 ngày, khi số hóa đã rút xuống từ 6 - 7 ngày. Số hóa quy trình còn tiết kiệm được chi phí in ấn tài liệu, chi phí đi lại giữa đơn vị với Tổng công ty, nhất là các đơn vị ở xa.

Chủ tịch HĐTV EVNNPC Đỗ Nguyệt Ánh cho biết, để chuyển đổi số thành công, Ban lãnh đạo EVNNPC đã xác định thực hiện chuyển đổi số là đưa EVNNPC trở thành một hệ sinh thái, đều được thể hiện dưới dạng số và giao tiếp với nhau trên môi trường số.

Từ đó, EVNNPC đã đưa ra các phương án, kế hoạch tổ chức, với lộ trình rõ ràng. Năm 2021, EVNNPC đã ghi dấu ấn thành công trong Chương trình chuyển đổi số, với việc đưa vào vận hành chính thức các chương trình chuyển đổi số trong lĩnh vực tài chính kế toán, kinh doanh và dịch vụ khách hàng. Từ nay đến cuối năm 2022, EVNNPC sẽ hoàn thành số hóa tất cả các quy trình nghiệp vụ còn lại, với mục tiêu đến cuối năm 2022 cơ bản trở thành doanh nghiệp số.

*Vì lợi ích tối ưu của khách hàng

Với 5 quy trình được số hóa thành công, gồm: Quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP; báo cáo quản lý hợp đồng, thu nộp; báo cáo hỗ trợ điều hành; báo cáo quản lý đo đếm; quản lý công tác dịch vụ khách hàng.

EVNNPC đã và đang gia tăng rất nhiều lợi ích cho khách hàng; đảm bảo sự công khai, minh bạch trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Đặc biệt, việc số hóa đã từng bước thay đổi thói quen, giúp khách hàng làm quen với việc sử dụng các dịch vụ trực tuyến của ngành điện trên môi trường số.

Đơn cử, quy trình quản lý hợp đồng IPP và thanh toán tiền mua điện IPP được số hóa thành công đã mang lại nhiều lợi ích trong công tác quản trị doanh nghiệp. EVNNPC cũng đang ký kết hợp đồng mua bán điện với hơn 250 nhà máy thủy điện nhỏ và 8.066 dự án điện mặt trời mái nhà. Trước đây, các hợp đồng với các nhà máy sau khi ký kết vẫn phải lưu trữ dạng giấy tờ. Hàng tháng, việc thanh toán vẫn làm thủ công mất rất nhiều thời gian và khó khăn khi cần báo cáo, thống kê.

Với số hóa quy trình này, việc quản lý điện năng mua bán và thanh toán của các nhà máy điện IPP, các dự án điện mặt trời, các hợp đồng mua bán điện, thông tin của các nhà máy diện, dữ liệu đo xa của các nhà máy… được cập nhật đồng bộ tự động vào chương trình.

Sau đó, chương trình sẽ tính tiền mua điện hàng tháng, lập tờ trình thanh toán và tổ chức ký số, luân chuyển hồ sơ giữa các ban liên quan...

Việc số hóa cũng rút ngắn thời gian ký hồ sơ thanh toán cho khách hàng. Trước đây, thời gian ký biên bản thanh toán cho khách hàng mất từ 3-5 ngày, sau khi được số hóa, thời gian rút ngắn xuống còn 1 ngày. Việc thanh toán diễn ra mọi lúc, mọi nơi do thực hiện ký số các chứng từ.

Hay số hóa quy trình thay công tơ định kỳ đã giúp EVNNPC tiết kiệm khoảng 3,5 tỷ đồng/năm chi phí in ấn biên bản treo tháo. Đồng thời, với khối lượng biên bản treo tháo hàng năm khoảng 1,8 triệu biên bản, Tổng công ty có thể tiết giảm được gần 7.000 ngày công nhờ bỏ khâu cập nhật thông tin treo tháo từ biên bản giấy vào CMIS (thay vào đó sẽ cập nhật trực tiếp trên thiết bị điện tử và đồng bộ tự động vào hệ thống CMIS).

Chỉ tính riêng hiệu quả ban đầu của việc chuyển đổi số 2 quy trình này, Tổng công ty Điện lực miền Bắc đã tiết kiệm 50.000 ngày công/năm; hơn 43 tỷ đồng/năm chi phí in ấn và nhân công; hơn 30.000 m2 diện tích kho lưu trữ hồ sơ giấy; giảm từ 50-80% thời gian thực hiện công việc...

Đặc biệt, hiệu quả quản trị doanh nghiệp được nâng cao. Tất cả các nghiệp vụ được thực hiện chuẩn xác, không sai sót; chuẩn hóa toàn bộ các mẫu biểu, hồ sơ, quy trình cập nhật, trình tự thủ tục..., đảm bảo  tính công khai, minh bạch, sự giám sát của các cấp quản lý trong từng công đoạn.

Số hóa quy trình cũng từng bước “phẳng hóa” giới hạn về không gian, vị trí địa lý giữa các phòng, ban, đơn vị, các địa phương, vùng miền, nhờ tạo ra nền tảng kết nối, giao tiếp giữa các bộ phận thông qua hệ thống Big Data.

Tổng giám đốc EVNNPC Nguyễn Đức Thiện cho hay, chuyển đổi số đã tác động sâu rộng, bao trùm lên tất cả các ngành, các lĩnh vực kinh tế - xã hội, góp phần chuyển đổi mô hình hoạt động, kinh doanh theo hướng đổi mới sáng tạo, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của quốc gia.

Trong bối cảnh đó, cùng với Tập đoàn Điện lực Việt Nam, EVNNPC cũng không ngoại lệ. EVNNPC xác định rõ, chỉ có chuyển đổi số là chìa khóa giải quyết cho bài toán nâng cao năng suất lao động, năng lực quản trị doanh nghiệp, bắt kịp xu thế trong thời đại 4.0.

Với mục tiêu cơ bản trở thành doanh nghiệp số vào năm 2022, vận hành trong không gian số từ năm 2023, EVNNPC đã xây dựng lộ trình cụ thể về chuyển đổi số giai đoạn 2021-2022. Song song đó, Tổng công ty cũng hoàn thành đầu tư cơ sở hạ tầng (máy chủ), phần mềm lõi, làm sạch dữ liệu; xây dựng hệ thống quản lý lưới điện trên bản đồ GIS, thu thập dữ liệu trên GIS và khai thác sử dụng; xây dựng kho dữ liệu tập trung; chuẩn hóa mã tài sản, vật tư thiết bị; tổ chức các khóa đào tạo, xây dựng và truyền thông văn hóa doanh nghiệp số..../