Huyện đầu tiên của Thanh Hóa thực hiện kỳ họp HĐND không giấy tờ

Thực hiện số hóa từ khâu chuẩn bị, quản lý điều hành cuộc họp, đăng ký phát biểu, biểu quyết đến kết thúc, ban hành nghị quyết kỳ họp, HĐND huyện Đông Sơn, tỉnh Thanh Hóa đã tiết kiệm chi phí, giảm thời gian, giúp các đại biểu dễ dàng trong việc nghiên cứu, lưu trữ tài liệu và giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, chính xác; tạo lập môi trường, phong cách làm việc công khai, minh bạch.

Đông Sơn là huyện đầu tiên của tỉnh Thanh Hóa triển khai kỳ họp HĐND không giấy tờ và là một trong số ít địa phương ở Thanh hóa thực hiện số hóa toàn bộ kỳ họp.

Tại các kỳ họp HĐND trước đây, công tác chuẩn bị cũng như in ấn tài liệu được thực hiện thủ công mất rất nhiều thời gian, tốn kém và dễ bị nhầm lẫn văn bản trong quá trình sắp xếp. Quá trình chuyển tài liệu cũng mất nhiều thời gian do phải gửi trực tiếp đến từng đại biểu trước kỳ họp vài ngày. Hơn nữa tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu cũng rất bất tiện.

Từ những bất cập kể trên, ngay từ đầu nhiệm kỳ 2021-2026, HĐND huyện Đông Sơn đã đổi mới, tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin, thực hiện chuyển đổi số triển khai “Kỳ họp không giấy”. Tài liệu của kỳ họp HĐND được gửi trước cho các đại biểu thông qua những tài khoản riêng. Cách làm này cũng giúp chủ tọa nắm bắt được những đại biểu nào đã vào nhận và nghiên cứu tài liệu để chuẩn bị cho kỳ họp.

Bà Lê Thị Hồng, đại biểu HĐND huyện Đông Sơn nhiệm kỳ 202-2026 cho biết, từ khi HĐND huyện sử dụng phòng họp không giấy, các phiên họp làm việc hiệu quả  hơn, chất lượng hơn và khắc phục việc sử dụng văn bản giấy tờ hành chính. Phòng họp không giấy cũng giảm thời gian trình bày báo cáo tại hội nghị, dành nhiều thời gian cho thảo luận, chất vấn và trả lời chất vấn tại hội trường, tại các tổ nhiều hơn.

Chị Vũ Thị Hương, đại biểu HĐND huyện Đông Sơn nhiệm kỳ 2021-2026 chia sẻ, trước mỗi kỳ họp đại biểu phải nghiên cứu rất nhiều tài liệu. Nhưng đến nay, chỉ cần truy cập vào phòng họp không giấy và nghiên cứu tài liệu bất cứ thời điểm nào một cách chủ động, linh hoạt thông qua máy tính bảng, điện thoại có kết nối mạng. Điều này tiết kiệm được rất nhiều thời gian và. Hơn nữa những nội dung đã biểu quyết tại HĐND huyện được chuyển thẳng về HĐND xã và cấp xã. Từ đó chuyển đến cử tri nhanh chóng kịp thời.

Đến nay tất cả các đại biểu HĐND huyện Đông Sơn đã thành thạo trong việc tiếp cận kỳ không giấy tờ. Các đại biểu chỉ cần thao tác trên máy tính hoặc điện thoại thông minh để vào tài khoản riêng là có thể tiếp cận đầy đủ, minh bạch chương trình kỳ họp, dự thảo báo cáo, tờ trình, nghị quyết, ý kiến cử tri, danh sách đại biểu, các thông báo…

Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp khoa học để người dùng tiện theo dõi. Phần mềm tổ chức kỳ họp không giấy tờ cũng có tính năng đăng ký phát biểu thảo luận, chất vấn, điểm danh và biểu quyết. Bên cạnh đó các đại biểu có thể tra cứu các thông tin khác để phục vụ cho quá trình phát biểu ý kiến hoặc chất vấn của mình.

Trong quá trình điều hành kỳ họp, bên cạnh việc chỉ đạo trực tiếp hội nghị, chủ tọa cũng dễ dàng tương tác trực tiếp với từng tổ nhóm, từng đại biểu, giúp chủ tọa thuận lợi hơn trong việc chỉ đạo, điều hành và rút ngắn được thời gian kỳ họp. Việc đăng ký phát biểu thông qua phần mềm cũng giúp đại biểu có thể đăng ký trước 3-4 ngày trước kỳ họp, giúp chủ tọa chủ động nắm bắt được những đại biểu nào chuẩn bị có ý kiến.

Từ đó chủ tọa sẽ sắp xếp thời gian, thứ tự phát biểu phù hợp và tránh được những ý kiến phát biểu trùng lặp. Trong quá trình thảo luận, phần mềm cũng thống kê, cập nhật đầy đủ số lần từng đại biểu thảo luận, phát biểu. Việc cập nhật này cũng khích lệ đại biểu phải tích cực, chủ động hơn trong thảo luận, phát biểu, đồng thời gián tiếp nhắc nhở những đại biểu qua nhiều kỳ họp mà không có ý kiến thảo luận, phát biểu.

Trong quá trình biểu quyết thay vì giơ tay biểu quyết, đại biểu chỉ việc nhấn nút biểu quyết hoặc trực tiếp bày tỏ quan điểm, ý kiến của mình và bấm nút gửi thẳng đến chủ tọa kỳ họp. Số phiếu cũng được tự động thống kê tỷ lệ phần trăm tán thành, không tán thành hay ý kiến khác. Với những đại biểu không có mặt tại kỳ họp do công việc đột xuất, ốm đau…vẫn có thể ấn nút biểu quyết.

Ông Lê Viết Chí, Phó Chủ tịch thường trực HĐND huyện Đông Sơn cho biết, việc xây dựng phòng họp không giấy là xu hướng tất yếu của quá trình chuyển đổi số, góp phần vào công cuộc cải cách hành chính và xây dựng chính quyền điện tử. Vì vậy ngay từ đầu nhiệm kỳ 2021-2026, thường trực HĐND huyện đã ứng dụng phần mềm phòng họp không giấy vào tất cả các kỳ họp. Qua đó đã tiết kiệm văn bản, kinh phí và thời gian chuẩn bị kỳ họp, đồng thời qua ứng dụng của phần mềm được chủ tọa điều hành linh hoạt, hiệu quả và khoa học hơn, phát huy vai trò của HĐND huyện trong việc quyết định các vấn đề quan trọng ở địa phương.

Bên cạnh đó giải pháp "kỳ họp hội đồng nhân dân không giấy tờ" còn đáp ứng được các cuộc họp mang tính cấp bách như chỉ đạo, giải quyết các vấn đề về an ninh chính trị, kinh tế - xã hội, thiên tai, dịch họa... Hay trong những trường hợp dịch bệnh, kỳ họp được tổ chức trực tuyến sẽ tránh được dịch bệnh lây lan và giảm được chi phí, thời gian đi lại của đại biểu./.