Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn điện tử

Điều kiện để hóa đơn điện tử hợp lệ

Đối với các hóa đơn cũ trước đây, quy định về hóa đơn hợp lệ được hướng dẫn tại một số văn bản pháp luật cũ như Thông tư 39/2014/TT-BTC. Tuy nhiên, từ 1/7/2022, các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78.

Tính hợp lệ của hóa đơn điện tử. Ảnh. Hằng Trần/BNEWS/TTXVN

 

Trong đó, hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 78 phải đáp ứng điều kiện nêu tại Khoản 1, Điều 4 của Thông tư này, cụ thể:

Ký hiệu hóa đơn điện tử

Ký hiệu hóa đơn điện tử được quy định tại Thông tư 78 là nhóm 6 ký tự bao gồm cả chữ viết và chữ số, thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử, phản ánh thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã/không có mã của cơ quan thuế, năm lập hóa đơn và loại hóa đơn điện tử được sử dụng:

Ký tự đầu tiên: Là 1 chữ cái (C hoặc K), C là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K là hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế.

Hai ký tự tiếp theo: Là hai chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử và sẽ được lấy theo 2 số cuối của năm dương lịch.

Một ký tự tiếp theo: Là một chữ cái (T, D, L, M, N, B, G, H) thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng.

Hai ký tự cuối: Do người bán tự ấn định tùy thuộc nhu cầu quản lý.

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử gồm một chữ số tự nhiên là các số 1, 2, 3, 4, 5, 6, phản ánh loại hóa đơn điện tử tương ứng như sau:

Số 1 phản ánh hóa đơn điện tử giá trị gia tăng.

Số 2 phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng.

Số 3 phản ảnh hóa đơn điện tử bán tài sản công.

Số 4 phản ánh hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia.

Số 5 thể hiện cho tem, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử và các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử.

Số 6 phản ánh phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

Thông tư 78/2021/TT-BTC còn quy định một số nội dung quan trọng về thời điểm lập hóa đơn điện tử đối với dịch vụ ngân hàng, quy định về hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền.

Cách kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ

Tra cứu hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC tại website hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế qua các bước như sau:

Bước 1: Truy cập vào link: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/

Bước 2: Nhập mã số thuế của bên bán, loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán và mã captcha rồi ấn ”tìm kiếm”

Ảnh chụp màn hình.

 

Lưu ý: 

- Chọn loại hóa đơn tương ứng, ví dụ Hóa đơn giá trị gia tăng, Hóa đơn bán hàng… .Ví dụ 1C21TML – 1 ở đây là ký hiệu loại Hóa đơn giá trị gia tăng.

- Ký hiệu hóa đơn bỏ chữ số 1, chỉ lấy các chữ số từ C đối với hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế hoặc K đối với hóa đơn không có mã. Ví dụ: C22TYY.

- Số hóa đơn có thể nhập cả 2 định dạng số hóa đơn gồm từ 1 chữ số hoặc tối đa 8 chữ số. Ví dụ 1 hoặc 00000001.

- Tổng tiền thành toán: nhập vào tổng tiền thanh toán trên hóa đơn bằng số.

Mã captcha: nhập lại chính xác vào chuỗi mã captcha hiển thị ở bên trái màn hình.

Bước 3: Hệ thống trả kết quả thông tin về hóa đơn tra cứu

Nếu nhận được kết quả như nội dùng hình bên dưới thì hóa đơn cần tìm kiếm đã hợp lệ, trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn.Trường hợp kết quả nhận được là “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, tức là hóa đơn tra cứu không tồn tại. Bạn cần kiểm tra lại các thông tin đã nhập ở trên đã chính xác hay chưa và tìm kiếm lại. Nếu các thông tin trên đã nhập chính xác nhưng vẫn không hiện kết quả thì bạn hãy liên hệ bên bán để kiểm tra.