Nghệ An ứng dụng số hóa để lưu trữ dự phòng tài liệu

Kế hoạch được ban hành nhằm tạo lập tài liệu lưu trữ dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam bằng công nghệ tiên tiến, hiện đại, đáp ứng yêu cầu thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia.

Giải pháp lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ trên địa bàn tỉnh Nghệ An. Ảnh minh họa được tạo bới AI

Đồng thời, bảo đảm sự toàn vẹn, độ tin cậy, độ chính xác của thông tin so với tài liệu gốc và ổn định, lâu dài; khai thác thuận lợi tài liệu lưu trữ dự phòng trong trường hợp tài liệu lưu trữ gốc bị mất hoặc không sử dụng được; góp phần phát triển cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam và đáp ứng yêu cầu chuyển đổi số trong lĩnh vực lưu trữ.

Theo đó, phạm vi lưu trữ bao gồm các tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt; tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh, tài liệu lưu trữ giấy và tài liệu lưu trữ trên vật mang tin khác có một trong các dấu hiệu như nhạt màu, đổi màu, rách, thủng lỗ, mủn, giòn, mờ chữ nhưng vẫn còn khả năng đọc được thông tin; tài liệu lưu trữ điện tử có một trong các dấu hiệu: công nghệ tạo lập tài liệu lạc hậu, có khả năng bị thay thế; tài liệu có nguy cơ không sử dụng được hoặc không xác thực được.

Theo đó, UBND tỉnh giao các Sở, ngành tổ chức tuyên truyền, phổ biến về ý nghĩa, vai trò, mục tiêu, yêu cầu và các nhiệm vụ lưu trữ dự phòng; nâng cao nhận thức, trách nhiệm của các cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ trong việc bảo vệ, bảo quản và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ.

Đồng thời, thống kê, lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng; trong đó, rà soát tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử tỉnh để xác định tài liệu có giá trị đặc biệt và tài liệu lưu trữ vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng.

Bên cạnh đó, đánh giá tình trạng tài liệu, xác định phạm vi hồ sơ cần đưa vào lưu trữ dự phòng. Thống kê, lập Danh mục tài liệu lưu trữ thuộc diện lưu trữ dự phòng theo mẫu hướng dẫn của Bộ Nội vụ, trong đó xác định cụ thể phông/công trình/sưu tập lưu trữ, thời gian tài liệu, số lượng và các thông tin cần thiết đối với từng loại hình tài liệu; rà soát, hoàn thiện và gửi Bộ Nội vụ xem xét, tổng hợp.

Căn cứ Danh mục tài liệu thuộc diện lưu trữ dự phòng đã được xác định, xây dựng lộ trình số hóa phù hợp với khối lượng, tình trạng và điều kiện thực tế. Tài liệu trước khi số hóa phải được chỉnh lý theo quy định, bảo đảm hồ sơ, tài liệu được sắp xếp đầy đủ, khoa học.

Thực hiện số hóa tài liệu theo yêu cầu về chất lượng, kỹ thuật và quy định của pháp luật. Tạo lập đầy đủ dữ liệu chủ của tài liệu số hóa, bảo đảm khả năng quản lý, tra cứu, xác định nguồn gốc và liên kết với tài liệu. Kiểm tra, đánh giá chất lượng sản phẩm số hóa; kịp thời bổ sung, hoàn thiện những sản phẩm chưa đạt yêu cầu.

Các cơ quan, đơn vị tổng hợp sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ đã hoàn thành theo từng phông/công trình/sưu tập lưu trữ; kiểm tra, hoàn thiện sản phẩm trước khi bàn giao. Sản phẩm số hóa và dữ liệu chủ phải bảo đảm chất lượng, đầy đủ, chính xác, toàn vẹn và đáp ứng yêu cầu kỹ thuật theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

UBND tỉnh giao Sở Nội vụ chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị, địa phương có liên quan tổ chức triển khai thực hiện Kế hoạch; theo dõi, kiểm tra, đôn đốc việc thực hiện, bảo đảm đúng mục tiêu, nội dung, yêu cầu và tiến độ đề ra. Chủ trì rà soát, xác định danh mục, khối lượng, tình trạng tài liệu thuộc đối tượng thực hiện lưu trữ dự phòng; xác định thứ tự ưu tiên, tiến độ thực hiện hằng năm làm cơ sở tổ chức thực hiện và lập dự toán kinh phí theo quy định của pháp luật.

Các Sở, ban, ngành và UBND các xã, phường căn cứ chức năng, nhiệm vụ được giao, tổ chức quản lý, bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị; thực hiện chỉnh lý và nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định. Phối hợp với Sở Nội vụ trong việc cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu và thực hiện các nội dung có liên quan theo yêu cầu phục vụ triển khai Kế hoạch…