Quy chế quản lý, khai thác cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức và người lao động

UBND tỉnh Lào Cai ban hành Quyết định số 83/2026/QĐ-UBND ban hành Quy chế quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng và phê duyệt dữ liệu trên Phần mềm quản lý Cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức và người lao động tỉnh Lào Cai.

Quy chế quy định việc quản lý, cập nhật, khai thác, sử dụng, phê duyệt dữ liệu và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong quản lý, vận hành Phần mềm quản lý Cơ sở dữ liệu cán bộ, công chức, viên chức (CBCCVC) và người lao động tỉnh Lào Cai; đồng thời quy định quy trình tạo lập, cập nhật, sử dụng và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Đối tượng áp dụng gồm CBCCVC và người lao động làm việc tại các sở, ban, ngành thuộc UBND tỉnh; Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và HĐND tỉnh; HĐND, UBND cấp xã; các đơn vị sự nghiệp công lập và các quỹ tài chính nhà nước ngoài ngân sách thuộc phạm vi quản lý của tỉnh.

Theo Quy chế, Phần mềm CBCCVC tỉnh Lào Cai là hệ thống thông tin của tỉnh được xây dựng, vận hành để tạo lập, cập nhật, lưu trữ, quản lý và khai thác dữ liệu hồ sơ của CBCCVC trên địa bàn. Hồ sơ điện tử gồm các thông tin về lý lịch, lương, phụ cấp, quan hệ gia đình, quá trình công tác, đào tạo, bồi dưỡng, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá và các thông tin khác của cá nhân được số hóa, gắn mã định danh duy nhất và lưu trữ bằng phương thức điện tử.

Một trong những nguyên tắc quan trọng là dữ liệu trên Phần mềm CBCCVC tỉnh Lào Cai phải bảo đảm “đúng, đủ, sạch, sống, thống nhất, dùng chung”, đồng thời bảo đảm kết nối, đồng bộ và chia sẻ liên tục với Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC. Số định danh cá nhân được sử dụng làm mã định danh duy nhất của hồ sơ điện tử.

Việc thu thập, cập nhật, khai thác, sử dụng, chia sẻ và xử lý dữ liệu phải tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, an ninh mạng, an toàn thông tin; bảo đảm quyền con người, quyền công dân, quyền riêng tư và các quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức.

Quy chế quy định cụ thể thời hạn tạo lập, cập nhật và phê duyệt hồ sơ điện tử. Trong thời hạn 3 ngày làm việc kể từ ngày công bố hoặc ban hành quyết định tuyển dụng, bổ nhiệm, tiếp nhận, cơ quan, đơn vị có thẩm quyền phải hoàn thành việc tạo lập hồ sơ điện tử cho CBCCVC. Sau khi hồ sơ được tạo lập, CBCCVC và người lao động phải kê khai đầy đủ thông tin trong thời hạn 3 ngày làm việc. Khi có thay đổi trong quá trình công tác, cá nhân phải cập nhật thông tin trong thời hạn 3 ngày làm việc.

Cơ quan quản lý, sử dụng CBCCVC và người lao động có trách nhiệm kiểm tra, đối soát tính đầy đủ, chính xác và hợp lệ của dữ liệu với tài liệu kiểm chứng. Việc phê duyệt dữ liệu được thực hiện bằng chữ ký số chuyên dùng công vụ trong thời hạn không quá 2 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo cập nhật trên hệ thống. Dữ liệu sau khi được phê duyệt là nguồn dữ liệu chính thức phục vụ công tác quản lý, khai thác, sử dụng và được đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC theo quy định.

Quy chế cũng góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, đơn giản hóa hồ sơ. Các cơ quan, đơn vị quản lý và sử dụng CBCCVC và người lao động không được yêu cầu cung cấp lại thông tin, thành phần hồ sơ đã có trong hồ sơ điện tử, trừ trường hợp phục vụ xác minh, thẩm tra hoặc theo quy định của pháp luật. Sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ điện tử được trích xuất từ Phần mềm, ký số theo quy định, được sử dụng trong hoạt động quản lý CBCCVC và người lao động.

Về khai thác, CBCCVC và người lao động được cấp tài khoản để tra cứu, khai thác và sử dụng thông tin, dữ liệu của cá nhân trên hệ thống. Các cơ quan, đơn vị được khai thác dữ liệu thuộc phạm vi quản lý để phục vụ công tác quản lý, sử dụng CBCCVC và giải quyết thủ tục hành chính theo quy định.

Việc khai thác, sử dụng dữ liệu phải đúng mục đích, đúng phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân, bảo vệ bí mật nhà nước, an toàn thông tin mạng. Mọi hoạt động truy cập, khai thác, sử dụng dữ liệu trên hệ thống phải được ghi nhận, lưu vết nhật ký điện tử để phục vụ quản lý, kiểm tra, giám sát, thanh tra và xử lý vi phạm.

Quy chế đồng thời quy định các yêu cầu về bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu. Phần mềm phải được áp dụng các biện pháp bảo đảm an toàn thông tin, kiểm soát truy cập, giám sát, cảnh báo rủi ro, phòng, chống tấn công mạng; dữ liệu phải được sao lưu, bảo quản an toàn và có phương án dự phòng, khôi phục khi xảy ra sự cố, bảo đảm duy trì hoạt động liên tục của hệ thống.

Sở Nội vụ là cơ quan chủ quản Phần mềm CBCCVC tỉnh Lào Cai, chịu trách nhiệm quản lý, vận hành hệ thống và bảo đảm chất lượng dữ liệu; chủ trì phối hợp với Bộ Nội vụ trong kết nối, đồng bộ, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về CBCCVC; tổ chức tập huấn, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra, đánh giá chất lượng dữ liệu định kỳ hằng năm hoặc đột xuất khi cần thiết.

Sở Nội vụ có trách nhiệm hằng quý, hằng năm báo cáo UBND tỉnh những tập thể, cá nhân không cập nhật dữ liệu theo Quy chế để UBND tỉnh xem xét, đưa vào đánh giá chỉ số cải cách hành chính, đánh giá, xếp loại chất lượng CBCCVC và bình xét thi đua.

Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm trước UBND tỉnh về tính chính xác, đầy đủ và kịp thời của dữ liệu thuộc phạm vi quản lý; chỉ đạo, đôn đốc CBCCVC và người lao động kê khai, cập nhật dữ liệu, tổ chức kiểm tra, phê duyệt đúng thời hạn.

CBCCVC và người lao động có trách nhiệm chấp hành quy định về kê khai, cập nhật dữ liệu, chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của dữ liệu và tài liệu kiểm chứng đã số hóa, đồng thời tự bảo vệ tài khoản cá nhân và tuân thủ các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân.