Quy định mới về chứng thực: Không cần bản sao giấy tờ đã có trên VNeID

Chính phủ ban hành Nghị định số 280/2025/NĐ-CP ngày 27/10/2025 sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch, được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 07/2025/NĐ-CP.

Theo quy định mới tại Nghị định số 280/2025/NĐ-CP, chứng thực bản sao từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.

Chứng thực chữ ký là việc cơ quan, tổ chức, người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.

Chứng thực giao dịch là việc người có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết giao dịch dân sự, năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia giao dịch dân sự.

*Mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực

Đặc biệt, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP đã sửa đổi, bổ sung khoản 9 của Điều 2 của Nghị định 23/2015/NĐ-CP theo hướng mở rộng đối tượng thực hiện chứng thực.

Cụ thể, người thực hiện chứng thực là Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã, phường, đặc khu (Ủy ban nhân dân cấp xã); người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định; công chứng viên của Phòng công chứng, Văn phòng công chứng (tổ chức hành nghề công chứng); viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài (Cơ quan đại diện).

Như vậy, so với quy định cũ, Nghị định số 280/2025/NĐ-CP mở rộng thêm đối tượng thực hiện chứng thực là người được ủy quyền hoặc phân công thực hiện nhiệm vụ chứng thực theo quy định.

*Sửa đổi quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP cũng sửa đổi, bổ sung quy định về thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực theo hướng quy định rõ trách nhiệm đối với từng đối tượng người thực hiện chứng thực. Cụ thể:

1. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền và trách nhiệm:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính các giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài; cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của Việt Nam liên kết với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền của nước ngoài cấp hoặc chứng nhận;

b) Chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản;

c) Chứng thực chữ ký của người dịch trong các giấy tờ, văn bản từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt, từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài;

d) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

đ) Chứng thực giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất theo quy định của pháp luật về đất đai;

e) Chứng thực giao dịch về nhà ở theo quy định của pháp luật về nhà ở;

g) Chứng thực di chúc;

h) Chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

i) Chứng thực văn bản phân chia di sản là tài sản quy định tại các điểm d, đ và e nêu trên.

2. Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã chỉ đạo và tổ chức thực hiện hoạt động chứng thực trên địa bàn.

Việc ủy quyền, phân công thực hiện các việc chứng thực quy định tại khoản 1 và việc ký, sử dụng con dấu khi thực hiện chứng thực được thực hiện theo quy định pháp luật về tổ chức chính quyền địa phương, pháp luật về tổ chức cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân cấp xã và pháp luật có liên quan.

3. Cơ quan đại diện có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1. Viên chức ngoại giao, viên chức lãnh sự ký chứng thực và đóng dấu của Cơ quan đại diện.

4. Công chứng viên có thẩm quyền và trách nhiệm chứng thực các việc quy định tại các điểm a, b và c khoản 1, ký chứng thực và đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.

5. Việc chứng thực không phụ thuộc vào nơi cư trú của người yêu cầu chứng thực thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký;

b) Chứng thực giao dịch liên quan đến tài sản là động sản;

c) Chứng thực di chúc, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản;

d) Chứng thực văn bản ủy quyền liên quan đến việc thực hiện các quyền của người sử dụng đất, nhà ở;

đ) Chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ giao dịch quy định tại các điểm b, c, và d ở mục này.

6. Việc chứng thực các giao dịch liên quan đến quyền của người sử dụng đất được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có đất, việc chứng thực các giao dịch về nhà ở được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà, trừ các trường hợp quy định tại khoản 5.

*Không được yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao các giấy tờ đã tích hợp trên VNeID

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP cũng bổ sung quy định về nghĩa vụ, quyền của người thực hiện chứng thực.

Nghị định số 280/2025/NĐ-CP quy định thêm: người thực hiện chứng thực không yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp, xuất trình bản chính hoặc bản sao các giấy tờ, tài liệu đã được tích hợp trên VNeID khi người yêu cầu chứng thực đã xuất trình thông tin tương ứng từ VNeID.

Trường hợp người yêu cầu chứng thực đề nghị và người thực hiện chứng thực có thể khai thác thông tin, giấy tờ từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư hoặc các cơ sở dữ liệu khác theo quy định của pháp luật thì người thực hiện chứng thực có trách nhiệm thực hiện việc khai thác thông tin, giấy tờ từ các cơ sở dữ liệu này, không yêu cầu người yêu cầu chứng thực xuất trình bản chính, bản sao từ sổ gốc hoặc bản sao có chứng thực đối với các thông tin, giấy tờ đã được khai thác./.