Theo ông Nguyễn Thành Phong, Chủ tịch UBND Thành phố Hồ Chí Minh, “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là giải pháp thiết thực, hữu hiệu phục vụ công tác quản lý, điều hành của lãnh đạo thành phố cũng như các sở ngành quận huyện. Sau khi đưa vào sử dụng, thành phố sẽ chuyển phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, rút ngắn thời gian, nâng cao chất lượng các cuộc họp theo lộ trình từ “ít giấy” tiến tới “không giấy”.
Để triển khai mô hình nói trên đạt hiệu quả, Chủ tịch UBND Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thành Phong đề nghị Văn phòng UBND thành phố phối hợp với các sở ngành liên quan và Tập đoàn VNPT tham mưu cho UBND thành phố lộ trình triển khai thực hiện, đảm bảo quản lý vận hành ổn định, an ninh, an toàn. Cùng với đó, lãnh đạo các sở ngành, UBND quận huyện phối hợp với Văn phòng UBND thành phố đưa “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” vận hành đạt hiệu quả cao nhất.
Ông Trần Mạnh Hùng, Chủ tịch Hội đồng thành viên Tập đoàn VNPT cho hay: “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” là sản phẩm do Tập đoàn VNPT nghiên cứu và phát triển.
Việc ứng dụng mô hình này đã thể hiện quyết tâm, nỗ lực của lãnh đạo UBND Thành phố Hồ Chí Minh trong việc đưa thành phố đi đầu các tỉnh, thành trong việc ứng dụng công nghệ thông tin, xây dựng chính quyền điện tử.
Hệ thống nói trên đảm bảo các quy định của nhà nước, có hệ thống thiết bị tiên tiến, có tính năng hiện đại.
Tập đoàn VNPT tin tưởng giải pháp này sẽ mang lại nhiều lợi ích, giảm thiểu tối đã các văn bản giấy tờ trong các cuộc họp, qua đó rút ngắn thời gian và nâng cao chất lượng cuộc họp, giúp chỉ đạo điều hành của lãnh đạo UBND thành phố được tốt hơn, đồng thời tiết kiệm 40% chi phí in ấn cũng như chi phí giao nhận giấy tờ.
Đánh giá cao việc UBND Thành phố Hồ Chí Minh triển khai các mô hình, ứng dung trong điều hành công việc này, Ủy viên Bộ Chính trị, Bí thư Thành ủy Thành phố Hồ Chí Minh Nguyễn Thiện Nhân cho biết: Đây là giải pháp cải cách hành chính phục vụ người dân và doanh nghiệp, nhất là trong bối cảnh Văn phòng UBND thành phố cũng như các sở, ngành, quận, huyện có nhiều hồ sơ giải quyết, dẫn tới tình trạng trễ, chậm.
“Đây cũng là phần mềm rút ngắn thời gian làm việc, chuyển lời nói thành văn bản trên màn hình thiết bị, hỗ trợ công tác quản lý, điều hành, chỉ đạo. Vì thế, thời gian tới cần phải số hóa văn bản hành chính và trở thành giải pháp cho cả thành phố. Đến cuối tháng 9/2019, thành phố phải tổ chức Hội nghị triển khai mô hình này tới các sở ngành, quận, huyện”, ông Nguyễn Thiện Nhân nhấn mạnh.
Mô hình “Phòng họp không giấy” và ứng dụng “Giao việc tức thời - nhắc việc thông minh” được VNPT xây dựng riêng cho UBND Thành phố Hồ Chí Minh, tăng cường tương tác và nâng cao hiệu quả quản lý, điều hành của UBND từ cấp thành phố tới cấp huyện, xã, thị trấn.
Theo đó, trước mỗi phiên họp, nội dung chương trình và các tài liệu số của cuộc họp được chuẩn bị, xem xét, phê duyệt và tức thời chuyển đến các đại biểu để nghiên cứu trước. Các câu hỏi ý kiến của đại biểu sẽ được tổng hợp để thảo luận trong cuộc họp và chuẩn bị dự thảo kết luận.
Trong mỗi phiên họp, đại biểu có thể truy cập kho tài liệu số phong phú chuẩn bị trước phiên họp kết hợp với các công cụ tiện lợi như ghi chú, đánh dấu trực tiếp trên tài liệu giúp việc tra cứu được chính xác và nhanh chóng.
Tập đoàn VNPT cũng tăng cường các tiện ích điều hành cuộc họp như sơ đồ phòng họp, đăng ký và quản lý phát biểu, biểu quyết kết hợp ký số mobile nhằm tăng cường tính pháp lý... qua đó giúp người chủ trì dễ dàng điều hành cuộc họp hiệu quả và nhanh chóng.
Ngoài ra Tập đoàn VNPT còn hỗ trợ giải pháp họp, trình chiếu và lấy ý kiến từ xa với các thao tác đơn giản, tiện lợi ngay trên các thiết bị di động.
Với ứng dụng này, lãnh đạo các cấp sẽ có thêm một thư ký ảo giúp thống kê, phân loại, lên lịch công việc và nhắc việc tự động một cách chính xác nhất.
Với cấp nhân viên, hệ thống cũng trả về và sắp xếp lịch công việc một cách hiệu quả, nhắc nhở công việc đến hạn, giúp gia tăng năng suất lao động./.