Chuyển sang hợp đồng lao động điện tử, doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Từ ngày 1/7/2026, việc triển khai hợp đồng lao động điện tử bước sang giai đoạn mới khi hợp đồng sau khi giao kết phải được gửi về Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử để cấp mã định danh (ID), đặt ra nhiều yêu cầu doanh nghiệp cần lưu ý từ lựa chọn nhà cung cấp, ký số, xác thực đến quản lý dữ liệu.

Những vấn đề này được trao đổi tại Hội nghị đối thoại “Những điểm mới và giải đáp vướng mắc trong triển khai thực hiện Luật Bảo hiểm xã hội, Luật Bảo hiểm y tế và Hợp đồng lao động điện tử”, do Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội, Sở Tài chính Hà Nội tổ chức sáng 26/8 tại Khu công nghiệp Thăng Long.

Theo bà Nghiêm Thị Hoàng Anh, Phó Giám đốc Trung tâm Xúc tiến đầu tư và Hỗ trợ doanh nghiệp Hà Nội, chuyển đổi số ngày càng gắn chặt với hoạt động quản trị doanh nghiệp, trong đó có quản lý lao động và triển khai hợp đồng lao động điện tử.

“Đây là nội dung mới, thiết thực nhưng trong quá trình thực hiện có thể phát sinh những vấn đề cần được hướng dẫn cụ thể. Việc cập nhật và thực hiện đầy đủ các quy định về bảo hiểm, lao động không chỉ góp phần bảo đảm quyền lợi của người lao động mà còn giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và nâng cao hiệu quả quản trị,” bà cho biết.

Theo TS Trần Hải Nam, Phó Cục trưởng Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, Bộ Nội vụ, hợp đồng lao động điện tử được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu và có giá trị pháp lý như hợp đồng lao động bằng văn bản giấy. Việc sử dụng hình thức này hiện không bắt buộc mà được khuyến khích nhằm thay thế hợp đồng giấy trong quản trị nhân sự và giải quyết các thủ tục hành chính liên quan.

Một trong những điểm doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý là điều kiện giao kết. Cả người lao động và người sử dụng lao động phải có chữ ký số và sử dụng dịch vụ cấp dấu thời gian theo quy định. Nhà cung cấp eContract cũng phải đáp ứng hàng loạt yêu cầu về ký số, định danh, xác thực, lưu trữ, bảo đảm tính toàn vẹn dữ liệu và an toàn thông tin.

ID đi theo hợp đồng, không đi theo người lao động

Đáng chú ý, mỗi hợp đồng lao động điện tử đủ điều kiện khi gửi về Nền tảng sẽ được cấp một ID duy nhất. ID được cấp một lần và không thay đổi khi hợp đồng được sửa đổi, bổ sung, tạm hoãn hoặc chấm dứt; phụ lục và các thông báo liên quan cũng được gắn với ID của hợp đồng đó.

Giải đáp thắc mắc của doanh nghiệp tại hội nghị, ông Nam nhấn mạnh nguyên tắc: “ID là đi theo hợp đồng chứ không đi theo người lao động”.

Theo đó, nếu quan hệ lao động cũ đã chấm dứt, ID gắn với hợp đồng đó cũng kết thúc. Khi người lao động sau này quay trở lại doanh nghiệp và ký hợp đồng mới, hợp đồng mới sẽ được cấp ID mới.

Ngược lại, nếu người lao động chỉ tạm hoãn thực hiện hợp đồng rồi quay trở lại tiếp tục làm việc theo chính hợp đồng trước đó thì vẫn sử dụng ID cũ. Cách xử lý này phù hợp với quy định ID không thay đổi trong trường hợp hợp đồng được tạm hoãn.

Doanh nghiệp cũng cần lưu ý thời hạn xử lý hợp đồng sau khi ký. Hợp đồng điện tử có hiệu lực kể từ thời điểm bên sau cùng ký số, có dấu thời gian và được nhà cung cấp eContract chứng thực, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.

Trong vòng 24 giờ kể từ thời điểm bên sau cùng ký, nhà cung cấp phải gửi hợp đồng về Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử để gắn ID.

Với doanh nghiệp có nhu cầu thay đổi đơn vị cung cấp eContract, ông Nam cho biết việc chuyển đổi phụ thuộc vào hợp đồng giữa doanh nghiệp và nhà cung cấp hiện tại. Khi các điều khoản cho phép, doanh nghiệp hoàn toàn có thể chuyển sang nhà cung cấp khác.

Tuy nhiên, ông lưu ý doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp đang thực hiện kết nối với Nền tảng Hợp đồng lao động điện tử.

Theo quy định, eContract phải kết nối với nền tảng thông qua giao diện lập trình ứng dụng tiêu chuẩn (API), đồng thời đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật về an toàn thông tin.

Việc quản lý dữ liệu cũng là vấn đề đáng chú ý. Nền tảng sẽ quản lý hợp đồng, phụ lục, nội dung chủ yếu của hợp đồng, tình hình sử dụng lao động và nhật ký giao dịch. Dữ liệu liên quan đến hợp đồng lao động điện tử được lưu trữ trong 10 năm kể từ ngày hợp đồng chấm dứt.

Song song với thuận lợi trong quản trị, doanh nghiệp phải tuân thủ yêu cầu về bảo vệ dữ liệu cá nhân. 

Theo ông Nam, dữ liệu của người lao động phải được lưu trữ trong thời hạn pháp luật quy định hoặc theo thỏa thuận và phải được xóa, hủy khi hợp đồng chấm dứt, trừ trường hợp có thỏa thuận hoặc pháp luật quy định khác.