Khi nào được quyết toán thay thuế thu nhập cá nhân?

Công ty ông Đỗ Thanh Tùng (Hải Phòng) chuyên thi công xây dựng công trình. Tháng 5/2023, công ty ông thuê khoán đội nhân công (trọn gói) do 1 cá nhân đại diện làm tổ trưởng ký hợp đồng, đơn giá đã bao gồm thuế thu nhập cá nhân (cá nhân không kinh doanh, không đăng ký hộ kinh doanh).

Theo đó, khi nghiệm thu khối lượng hoàn thành đợt 1 công ty ông Tùng đã thanh toán bằng tiền mặt cho tổ trưởng tổ nhân công sau khi đã khấu trừ 10% thuế thu nhập cá nhân (TNCN).

Hồ sơ kèm theo bao gồm: Hợp đồng thuê khoán nhân công; giấy ủy quyền của công nhân cho người đại diện ký hợp đồng với công ty; Căn cước công dân của cá nhân; bảng chấm công; biên bản xác nhận khối lượng giá trị công việc hoàn thành (đợt 1); bảng kê thu mua hàng hóa (Bảng kê 01/TNDN); chứng từ chi tiền mặt; chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Ông Tùng hỏi, hồ sơ chứng từ như trên đã đầy đủ và hợp lệ chưa? Công ty ông có phải lập Tờ khai 05/KK-TNCN và quyết toán thay trong trường hợp này không?

Chi cục Thuế khu vực Lê Chân - Dương Kinh, TP. Hải Phòng trả lời vấn đề này như sau:

Căn cứ Thông tư số 111/2013/TT-BTC ngày 15/8/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện Luật Thuế TNCN, Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế TNCN và Nghị định số 65/2013/NĐ-CP của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thuế TNCN và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Thuế TNCN:

- Tại Khoản 2 Điều 2 quy định về các khoản thu nhập chịu thuế như sau:

"2. Thu nhập từ tiền lương, tiền công

Thu nhập từ tiền lương, tiền công là thu nhập người lao động nhận được từ người sử dụng lao động, bao gồm:

a) Tiền lương, tiền công và các khoản có tính chất tiền lương, tiền công dưới các hình thức bằng tiền hoặc không bằng tiền.

… c) Tiền thù lao nhận được dưới các hình thức như: Tiền hoa hồng đại lý bán hàng hóa, tiền hoa hồng môi giới; tiền tham gia các đề tài nghiên cứu khoa học, kỹ thuật; tiền tham gia các dự án, đề án; tiền nhuận bút theo quy định của pháp luật về chế độ nhuận bút; tiền tham gia các hoạt động giảng dạy; tiền tham gia biểu diễn văn hoá, nghệ thuật, thể dục, thể thao; tiền dịch vụ quảng cáo; tiền dịch vụ khác, thù lao khác…".

- Tại Điều 25 quy định về khấu trừ thuế như sau:

"Điều 25. Khấu trừ thuế và chứng từ khấu trừ thuế

… i) Khấu trừ thuế đối với một số trường hợp khác

Các tổ chức, cá nhân trả tiền công, tiền thù lao, tiền chi khác cho cá nhân cư trú không ký hợp đồng lao động (theo hướng dẫn tại Điểm c, d Khoản 2, Điều 2 Thông tư này) hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng có tổng mức trả thu nhập từ hai triệu (2.000.000) đồng/lần trở lên thì phải khấu trừ thuế theo mức 10% trên thu nhập trước khi trả cho cá nhân…

… 2. Chứng từ khấu trừ

a) Tổ chức, cá nhân trả các khoản thu nhập đã khấu trừ thuế theo hướng dẫn tại Khoản 1 Điều này phải cấp chứng từ khấu trừ thuế theo yêu cầu của cá nhân bị khấu trừ. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ.

b) Cấp chứng từ khấu trừ trong một số trường hợp cụ thể như sau:

b.1) Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới ba (03) tháng: Cá nhân có quyền yêu cầu tổ chức, cá nhân trả thu nhập cấp chứng từ khấu trừ cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế…".

Căn cứ Điểm d.2 Khoản 6 Điều 8 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định quy định chi tiết một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó quy định về ủy quyền quyết toán thuế TNCN;

Căn cứ Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ như sau:

"Điều 4. Nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn, chứng từ

… 2. Khi khấu trừ thuế TNCN, khi thu thuế, phí, lệ phí, tổ chức khấu trừ thuế, tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức thu thuế phải lập chứng từ khấu trừ thuế, biên lai thu thuế, phí, lệ phí giao cho người có thu nhập bị khấu trừ thuế, người nộp thuế, nộp phí, lệ phí và phải ghi đầy đủ các nội dung theo quy định tại Điều 32 Nghị định này. Trường hợp sử dụng biên lai điện tử thì phải theo định dạng chuẩn dữ liệu của cơ quan thuế. Trường hợp cá nhân ủy quyền quyết toán thuế thì không cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN.

Đối với cá nhân không ký hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng lao động dưới 03 tháng thì tổ chức, cá nhân trả thu nhập được lựa chọn cấp chứng từ khấu trừ thuế cho mỗi lần khấu trừ thuế hoặc cấp một chứng từ khấu trừ cho nhiều lần khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế. Đối với cá nhân ký hợp đồng lao động từ 03 tháng trở lên, tổ chức, cá nhân trả thu nhập chỉ cấp cho cá nhân một chứng từ khấu trừ thuế trong một kỳ tính thuế".

Căn cứ Khoản 1 Điều 4 Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính quy định các khoản chi được trừ và không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế như sau:

"1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.

c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế GTGT.

... 2. Các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế bao gồm:

… 2.4. Chi phí của doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ (không có hóa đơn, được phép lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo Mẫu số 01/TNDN kèm theo Thông tư số 78/2014/TT-BTC) nhưng không lập bảng kê kèm theo chứng từ thanh toán cho người bán hàng, cung cấp dịch vụ trong các trường hợp:

- Mua hàng hóa là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra;

... Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực. Doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ được phép lập bảng kê và được tính vào chi phí được trừ. Các khoản chi phí này không bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Trường hợp giá mua hàng hóa, dịch vụ trên bảng kê cao hơn giá thị trường tại thời điểm mua hàng thì cơ quan thuế căn cứ vào giá thị trường tại thời điểm mua hàng, dịch vụ cùng loại hoặc tương tự trên thị trường xác định lại mức giá để tính lại chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế…".

Từ các căn cứ nêu trên, trường hợp công ty của ông Đỗ Thanh Tùng ký hợp đồng với cá nhân (không có đăng ký kinh doanh) để thi công các công trình xây dựng thì thu nhập mà cá nhân nhận được thuộc diện chịu thuế theo quy định về tiền lương, tiền công.

Theo đó, công ty có trách nhiệm khấu trừ thuế TNCN theo thuế suất 10% trước khi chi trả cho cá nhân hoặc cho đại diện của nhóm cá nhân. Đồng thời, công ty cấp chứng từ khấu trừ thuế TNCN theo quy định tại Điều 4 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ.

Để các khoản chi phí thuê nhân công phục vụ cho các công trình xây dựng nêu trên được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN thì công ty của ông cần có những hồ sơ liên quan như sau:

- Hợp đồng ký với các cá nhân hoặc đại diện nhóm cá nhân;

- Bảng chấm công;

- Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ mua vào theo Mẫu số 01/TNCN;

- Chứng từ thanh toán tiền nhân công;

- Bản sao Chứng minh nhân dân (thẻ Căn cước công dân) của các cá nhân;

- Chứng từ khấu trừ thuế TNCN và các hồ sơ có liên quan khác (nếu có).

Công ty phải kê khai nộp thuế TNCN đối với khoản khấu trừ thuế TNCN 10% nêu trên cùng tờ khai thuế TNCN tháng (quý) và tờ khai quyết toán thuế TNCN năm của công ty. Công ty không thực hiện quyết toán thay thuế TNCN đối với những cá nhân này do không thuộc trường hợp được ủy quyền quyết toán thuế TNCN.