Kiosk thông minh - bước chuyển trong hành trình chuyển đổi số tại Thanh Hóa

Trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trên mọi lĩnh vực, việc đổi mới phương thức cung cấp dịch vụ công theo hướng nhanh gọn, minh bạch và thuận tiện cho người dân trở thành yêu cầu cấp thiết. Tại Thanh Hóa, mô hình Kiosk thông minh được triển khai thí điểm đã và đang mang lại những chuyển biến rõ rệt, góp phần thay đổi cách người dân tiếp cận và thực hiện thủ tục hành chính.

Không chỉ giúp rút ngắn thời gian, giảm bớt khâu trung gian, mô hình này còn tạo điều kiện để người dân chủ động hơn trong việc sử dụng dịch vụ công trực tuyến, qua đó từng bước nâng cao chất lượng phục vụ và thúc đẩy tiến trình chuyển đổi số trên địa bàn tỉnh.

Sau khi mô hình chính quyền hai cấp đi vào vận hành, theo yêu cầu của công ty, chị Đỗ Thị Bích Liên, hiện đang công tác tại Hà Nội, đã trở về phường Đông Tiến (Thanh Hóa), nơi đăng ký hộ khẩu thường trú để xin xác nhận nơi cư trú theo đơn vị hành chính mới. Tại đây, thay vì thực hiện các bước thủ công như trước, chị được cán bộ Trung tâm phục vụ hành chính công phường Đông Tiến giới thiệu và hướng dẫn sử dụng Kiosk thông minh. Chỉ sau một lần được hướng dẫn, chị đã có thể tự thao tác trên hệ thống để hoàn tất hồ sơ nhanh chóng.

Chia sẻ về trải nghiệm này, chị Liên cho biết, giao diện và các ứng dụng trên Kiosk thông minh rất dễ hiểu, chỉ cần cán bộ hướng dẫn một lần là công dân có thể thành thạo các thao tác. Việc này vừa giúp người dân không phải lấy số thứ tự chờ đợi lâu như trước, vừa giảm tải cho cán bộ trong bối cảnh số lượng hồ sơ xác thực cấp xã, phường ngày càng lớn. Trước đây, khi nộp hồ sơ phải mất khá nhiều thời gian mới được xử lý, còn hiện nay hệ thống đã tích hợp toàn bộ quy trình, chỉ cần đưa hồ sơ vào máy, kết quả sẽ được trả về trực tuyến, thậm chí qua Zalo của mình. Điểm nhấn đột phá của Kiosk chính là khả năng giải quyết và trả hồ sơ nhanh chóng cho công dân.

Không chỉ mang lại sự thuận tiện cho người dân, Kiosk thông minh còn góp phần thay đổi phương thức xử lý hồ sơ tại cơ quan hành chính. Theo chị Phạm Thị Thu, chuyên viên Trung tâm phục vụ hành chính công phường Đông Tiến, trước đây việc chứng thực bản sao từ bản chính thường tốn nhiều thời gian do phải thực hiện thủ công qua nhiều khâu như đối chiếu bản gốc - bản sao, ký xác nhận, đóng dấu và trả kết quả. Trong khi đó, số lượng người dân đến thực hiện thủ tục ngày càng đông, khiến thời gian chờ đợi kéo dài, tạo áp lực không nhỏ cho cả người dân và cán bộ.

Không dừng lại ở chức năng chứng thực bản sao, hệ thống Kiosk thông minh còn được tích hợp nhiều tiện ích phục vụ người dân thực hiện dịch vụ công trực tuyến. Các tính năng như tra cứu hồ sơ, thanh toán trực tuyến, nộp hồ sơ dịch vụ công thiết yếu đều được tích hợp trên cùng một nền tảng. Đặc biệt, hệ thống cho phép người dân tiếp cận toàn bộ hệ sinh thái dịch vụ công của Bộ Công an, đồng thời tích hợp các thủ tục quan trọng như cấp Phiếu lý lịch tư pháp, cấp đổi Giấy phép lái xe, thủ tục liên thông đăng ký khai sinh, khai tử… và kết nối với Cổng Dịch vụ công quốc gia, giúp người dân có thể nộp hồ sơ trực tuyến một cách thuận tiện, nhanh chóng.

“Với mô hình Kiosk thông minh, người dân chỉ cần thao tác trực tiếp tại máy: quét giấy tờ bản gốc, hệ thống sẽ tự động nhận diện, kiểm tra tính hợp lệ, xác thực thông tin và chuyển cán bộ xử lý. Chỉ trong vài phút, bản sao điện tử hợp pháp đã được cấp, nhanh chóng, chính xác, không còn cảnh xếp hàng chờ đợi như trước,” chị Thu cho biết thêm.

Hiệu quả bước đầu của mô hình đã được thể hiện qua những con số cụ thể. Từ ngày 8/4 đến ngày 28/4, Trung tâm phục vụ hành chính công phường Đông Tiến đã ghi nhận 322 lượt công dân sử dụng Kiosk thông minh, trong đó có 212 hồ sơ được xác thực và cấp bản sao số tài liệu điện tử. Các thủ tục được sử dụng nhiều nhất là chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản.

Theo ông Lê Huy Hòa, Phó Giám đốc Trung tâm phục vụ hành chính công phường Đông Tiến, là một trong 10 đơn vị được lựa chọn thí điểm, phường Đông Tiến đã chủ động triển khai đồng bộ nhiều giải pháp để đưa mô hình vào thực tiễn. Đơn vị đã đẩy mạnh tuyên truyền trên hệ thống truyền thanh và trang thông tin điện tử để người dân nắm bắt. Đồng thời bố trí cán bộ trực tiếp hỗ trợ, hướng dẫn người dân sử dụng Kiosk, qua đó góp phần nâng cao kỹ năng số trong cộng đồng. Nhiều người sau khi được hướng dẫn đã có thể tự thao tác, chủ động thực hiện các dịch vụ như sao y tài liệu, nộp hồ sơ, tra cứu tiến độ, thanh toán trực tuyến… giảm sự phụ thuộc vào cán bộ tiếp nhận. Thời gian tới, phường sẽ tiếp tục rà soát, hoàn thiện và phát huy hiệu quả mô hình nhằm đáp ứng tốt hơn nhu cầu của người dân và tổ chức trên địa bàn.

Tại Trung tâm phục vụ hành chính công xã Triệu Sơn, việc đưa Kiosk thông minh vào vận hành được xem là điểm nhấn trong quá trình cải cách thủ tục hành chính. Kiosk được bố trí tại khu vực tiếp nhận và trả kết quả, tích hợp đa dạng tiện ích, giúp người dân dễ dàng tiếp cận và sử dụng. Nhờ đó, người dân có thể chủ động thao tác, tìm hiểu thông tin và thực hiện các thủ tục hành chính một cách nhanh chóng, thuận tiện. Với giao diện thân thiện, dễ sử dụng, hệ thống không chỉ hỗ trợ tra cứu thông tin mà còn cho phép người dân đánh giá mức độ hài lòng sau khi hoàn tất giao dịch, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ.

Anh Nguyễn Đình Cường, xã Triệu Sơn đến làm thủ tục xin giấy chứng tử cho bố đẻ cho biết, việc sử dụng Kiosk thông minh đã giúp tiết kiệm đáng kể thời gian. Trước đây, mỗi hồ sơ chứng thực mất khoảng 15 phút, thậm chí lâu hơn nếu đông người. Nay chỉ mất khoảng 3 đến 5 phút là hoàn tất. Người dân không còn phải xếp hàng chờ đợi mà có thể chủ động thực hiện ngay trên Kiosk.

Hiệu quả của mô hình càng được thể hiện rõ tại phường Hạc Thành- địa bàn có khối lượng công việc hành chính lớn, mỗi ngày phải xử lý hàng nghìn thủ tục. Việc trang bị 2 Kiosk thông minh tại Trung tâm hành chính công phường và Trung tâm phục vụ hành chính công tỉnh đã góp phần xử lý nhanh nhiều hồ sơ, giảm áp lực cho cán bộ, đồng thời tiết kiệm thời gian, chi phí đi lại cho người dân. Theo thống kê, từ ngày 8/4 đến ngày 23/4, đã có 501 lượt công dân sử dụng Kiosk để thực hiện các thủ tục như chứng thực chữ ký, chứng thực bản sao, cấp bản sao trích lục hộ tịch, cấp giấy khai sinh, cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho công dân Việt Nam và người nước ngoài đang làm việc tại Việt Nam.

Sau giai đoạn thí điểm đạt hiệu quả tích cực, Thanh Hóa định hướng mở rộng mô hình Kiosk thông minh tới toàn bộ 166 xã, phường trên địa bàn, từng bước đồng bộ hạ tầng số và nâng cao khả năng tiếp cận dịch vụ công cho người dân. Đây được xem là giải pháp quan trọng nhằm thúc đẩy chuyển đổi số từ cơ sở, đặc biệt tại khu vực nông thôn, miền núi.

Tỉnh cũng đặt mục tiêu đến năm 2030 sẽ nằm trong nhóm các địa phương dẫn đầu cả nước về chuyển đổi số, trong đó Kiosk thông minh được kỳ vọng tiếp tục phát huy vai trò là “cầu nối số”, góp phần nâng cao chất lượng phục vụ và xây dựng nền hành chính hiện đại, hiệu quả.