Quản trị rủi ro cho doanh nghiệp khi ứng dụng chuyển đổi số logistics

Đại biểu tham dự hội nghị. Ảnh: Xuân Anh - TTXVN

Chuyển đổi số trong giao dịch logistics được xem là chìa khoá cắt giảm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp, tuy nhiên mức độ ứng dụng số giữa các doanh nghiệp còn chênh lệch, hạ tầng số cho logistics chưa đồng bộ đang tạo nên lỗ hổng mặt pháp lý cũng như hiệu quả thực chất.

Đây là nội dung được các chuyên gia chia sẻ tại Hội nghị Chuyển đổi số trong giao dịch logistics – Ứng dụng mô hình lai trong giai đoạn chuyển tiếp, do Trung tâm Xúc tiến Thương mại và Đầu tư TP. Hồ Chí Minh (ITPC) phối hợp Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC) tổ chức, ngày 26/8.

Bà Hồ Thị Quyên, Phó Giám đốc ITPC thông tin, ngành logistics Việt Nam đang tăng trưởng nhanh với hơn 34.000 doanh nghiệp, đóng góp khoảng 4,5 - 5% GDP cả nước. Tuy nhiên, chi phí logistics vẫn ở mức khoảng 16% GDP, cao hơn đáng kể so với với các nước phát triển, điều này đặt ra yêu cầu về việc giảm chi phí, nâng cao năng suất và tăng sức cạnh tranh.Trong giai đoạn 2025 - 2035, chiến lược phát triển logistics của Việt Nam là tăng cường chuyển đổi số với mục tiêu cắt giảm chi phí logistics xuống 12 - 15% GDP. 

Theo bà Hồ Thị Quyên, Luật Giao dịch điện tử đã tạo cơ sở pháp lý cho thông điệp dữ liệu, nhưng không phải mọi tệp tin hay email đều có giá trị pháp lý như nhau. Thêm vào đó, tỷ lệ doanh nghiệp tham gia chuyển đổi số đang gia tăng nhưng chưa đồng bộ, phần lớn doanh nghiệp vẫn ứng dụng “mô hình lai” vừa trực tuyến vừa trực tiếp.

Rủi ro chủ yếu phát sinh khi một giao dịch tồn tại nhiều phiên bản nhưng thiếu quy định về thứ tự ưu tiên, thẩm quyền xác nhận, thời điểm chốt và cơ chế lưu trữ. Do đó, doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm soát dữ liệu và xây dựng lộ trình số hóa nhằm giảm tranh chấp, tăng khả năng kiểm chứng và bảo đảm an toàn trong giao dịch.

PGS.TS Phạm Duy Nghĩa, Phó Chủ tịch Trung tâm Trọng tài Quốc tế Việt Nam (VIAC). Ảnh: Xuân Anh - TTXVN

Phó Giáo sư, Tiến sĩ Phạm Duy Nghĩa, Phó Chủ tịch VIAC nhận định, khi yếu tố số hóa đi sâu vào hoạt động kinh doanh, đầu tư, quá trình giải quyết tranh chấp cũng trở nên phức tạp hơn. Trong lĩnh vực logistics, việc sử dụng đồng thời hợp đồng giấy kết hợp nền tảng điện tử, email, lệnh vận chuyển điện tử… có thể làm phát sinh tranh chấp về giá trị pháp lý, tính xác thực và thứ tự ưu tiên của các tài liệu.

Đặc biệt, khi tranh chấp được giải quyết tại các cơ quan tài phán, vấn đề không chỉ nằm ở việc dữ liệu có tồn tại hay không, mà còn ở khả năng chứng minh nguồn gốc, tính toàn vẹn và quá trình hình thành của dữ liệu điện tử. Đây là thách thức đáng kể đối với doanh nghiệp logistics trong bối cảnh giao dịch ngày càng được thực hiện trên nhiều nền tảng khác nhau. 

Từ thực tiễn làm việc với doanh nghiệp, ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC cho rằng, quá trình chuyển đổi số trong hoạt động logistics Việt Nam đang diễn ra trên nhiều phân khúc như vận tải, kho bãi, giao nhận, hải quan và thương mại xuyên biên giới, nhưng với tốc độ khác nhau. Các giao dịch lặp lại thường được số hóa nhanh trong khi các chứng từ về quyền sở hữu, thanh toán và bảo đảm ngân hàng còn nhiều thách thức.

Theo ông Ngô Khắc Lễ, doanh nghiệp logistics Việt Nam thường không ở trạng thái “paper” (bản giấy) hoặc “paperless” (không dùng bản giấy) hoàn toàn, mà đang ở giữa “Số trong – Giấy ngoài”. Điều này xuất phát từ nhiều nguyên nhân, có những nguyên nhân khách quan do quy định pháp luật, thông lệ của cơ quan nhà nước và nguyên nhân chủ quan do tâm lý không an tâm, đối tác không có hệ thống đồng bộ… Do đó, vấn đề không nằm ở việc chuyển đổi số hay chưa mà nằm ở việc các bên có đủ tin cậy để giao dịch qua nền tảng số hay không. 

“Trước tình trạng đó, thay vì đi nhanh, doanh nghiệp logistics nên chuyển đổi theo lộ trình từ trong ra ngoài, bắt đầu từ nội bộ, sau đó là giữa những đối tác thân quen và tiến xa hơn với các giao dịch xuyên biên giới. Trong quá trình chuyển đổi này, doanh nghiệp cũng phải gắn chuyển giao dữ liệu với quyền và nghĩa vụ các bên để tránh rủi ro và tranh chấp phát sinh”, ông Ngô Khắc Lễ lưu ý. 

Ông Ngô Khắc Lễ, Trọng tài viên VIAC chia sẻ giải pháp quản trị rủi ro khi số hoá giao dịch logistics tại hội nghị. Ảnh: Xuân Anh - TTXVN

Đề cập đến mô hình giao dịch lai, ông Ngô Khắc Lễ cho rằng, vấn đề cốt lõi là phải bảo đảm chứng từ điện tử có giá trị và chức năng pháp lý tương đương chứng từ giấy, đặc biệt đối với các vận đơn điện tử có thể chuyển nhượng. Trong bối cảnh đó, Công ước Liên hợp quốc về Chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng (NCD Convention), vừa được Đại hội đồng Liên hợp quốc thông qua, được đánh giá là một bước tiến quan trọng.

Công ước thiết lập khuôn khổ pháp lý thống nhất cho chứng từ hàng hóa có thể chuyển nhượng dưới cả dạng giấy và điện tử, qua đó góp phần thúc đẩy công nhận và sử dụng chứng từ điện tử trong giao dịch xuyên biên giới. Đối với Việt Nam, đây có thể là nền tảng quan trọng để ngành logistics tiến tới số hóa xuyên biên giới một cách thực chất và đồng bộ. 

Ở góc độ địa phương, ông Nguyễn Duy Hưng, Phó Chủ tịch Thường trực Hiệp hội Logistics thành phố Đồng Nai cho rằng, năng lực đầu tư công nghệ và triển khai các giải pháp số giữa các doanh nghiệp logistics đang còn nhiều chênh lệch đáng kể. Một số doanh nghiệp, đặc biệt tại các cảng, ICD và kho vận, đã ứng dụng các giải pháp như quản lý kho, cảng điện tử, lệnh giao hàng điện tử, hóa đơn điện tử, thanh toán không tiền mặt và giám sát hải quan tự động.

Tuy nhiên, nhìn chung, quá trình số hóa vẫn chủ yếu tập trung ở từng doanh nghiệp hoặc từng công đoạn, chưa tạo được sự kết nối xuyên suốt giữa doanh nghiệp vận tải, kho bãi, cảng, hãng tàu, chủ hàng và cơ quan quản lý. Đây là điểm nghẽn quan trọng khi Đồng Nai đang hướng tới trở thành trung tâm logistics của khu vực. 

Về mặt pháp lý, Luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân, Giám đốc Công ty Luật TNHH Tâm Chung nhận định, một giao dịch có thể bao gồm nhiều trao đổi dữ liệu số như email báo giá, zalo/whatsapp, platform log, eBL, eDO...

Để đảm bảo việc ứng dụng công nghệ an toàn, chuyên gia khuyến nghị, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước báo giá qua nền tảng số, app điện tử, còn quy định về quyền và nghĩa vụ thì nên được đưa vào hợp đồng có đầy đủ thông tin, xác nhận các bên. Ở phương diện tranh chấp, việc bị phủ nhận giá trị, khó khăn trong thu thập chứng cứ xuyên biên giới... là những vấn đề khá phổ biến trong quá trình giải quyết tranh chấp logistics tại Tòa hay Trọng tài. 

Luật sư Nguyễn Thị Hồng Ngân khuyến nghị, doanh nghiệp không nên đợi tranh chấp mới bắt đầu thu thập và xử lý chứng cứ. Thay vào đó, doanh nghiệp cần chủ động thiết lập cơ chế quản trị và lưu trữ chứng cứ điện tử ngay từ khi giao dịch bắt đầu; xác định rõ kênh trao đổi chính thức, người có thẩm quyền xác nhận hoặc thay đổi thông tin, đồng thời lưu giữ đầy đủ lịch sử giao dịch, nhật ký truy cập và các phiên bản chứng từ liên quan.