Tối ưu năng suất chất lượng bằng việc tinh gọn bộ máy doanh nghiệp

Ngày 3/4 tại Hà Nội, Liên đoàn Thương mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI) kết hợp cùng Công ty cổ phần Quảng cáo và Hội chợ Thương mại Vinexad tổ chức hội thảo "Tinh gọn để bứt phá - chiến lược tự động hóa quản trị giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất chất lượng". Sự kiện nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam quản lý tinh gọn để tối ưu hóa hoạt động trong việc sử dụng các nguồn lực để đạt được hiệu suất cao nhất với mức chi phí thấp nhất, gia tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tập trung vào các công việc cốt lõi, hệ thống vận hành nhịp nhàng, kiểm soát chất lượng đầu ra... trong khuôn khổ dự án ngân sách Nhà nước về "Nâng cao năng suất và chất lượng sản phẩm giúp doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam tăng cường năng lực cạnh tranh và thúc đẩy liên kết doanh nghiệp".

Phát biểu tại hội thảo, bà Trần Thị Thanh Tâm, Giám đốc Trung tâm Hỗ trợ doanh nghiệp nhỏ và vừa (VCCI) cho biết, trong bối cảnh kinh tế số và xu hướng chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ hiện nay, việc ứng dụng công nghệ và tự động hóa vào quản trị doanh nghiệp trở thành yếu tố then chốt quyết định sự phát triển bền vững và nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm cho doanh nghiệp.

Ứng dụng công nghệ để tinh gọn quy trình không chỉ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, nâng cao hiệu suất và tối ưu hóa nguồn lực mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh và khẳng định vị thế của doanh nghiệp trên thị trường trong nước và quốc tế. Cả nước hiện có khoảng hơn 900 ngàn doanh nghiệp, trong đó doanh nghiệp nhỏ và vừa chiếm 98%. Với quy mô vừa và nhỏ, cơ cấu tổ chức hoạt động đơn giản, đối tượng doanh nghiệp này có thể thuận lợi hơn trong việc chuyển đổi tự động hóa quản trị.

Cùng với sự đa dạng về các giải pháp công nghệ hỗ trợ doanh nghiệp tự động hóa hoạt động, quy trình kinh doanh hiện nay, các doanh nghiệp có nhiều cơ hội để tiếp cận và lựa chọn các giải pháp phù hợp với doanh nghiệp mình. Tuy nhiên, thực tế hiện nay mức độ ứng dụng tự động hóa của các doanh nghiệp Việt Nam chưa cao do doanh nghiệp còn chưa sẵn sàng chuyển đổi hoặc chuyển đổi chưa đầy đủ; các doanh nghiệp còn gặp vướng mắc về lựa chọn nhà cung cấp giải pháp; vấn đề kinh phí; nhân sự chuyên trách đáp ứng yêu cầu...

 

Việc tổ chức hội thảo nhằm giúp doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng các giải pháp quản lý tinh gọn để tối ưu hóa hoạt động, sử dụng các nguồn lực hiệu quả để đạt được hiệu suất cao nhất với mức chi phí thấp nhất, gia tăng chất lượng sản phẩm/dịch vụ, tập trung vào các công việc cốt lõi, hệ thống vận hành nhịp nhàng, kiểm soát chất lượng đầu ra, bà Thanh Tâm nhấn mạnh. Hội thảo cũng là cơ hội để các chuyên gia, các đại biểu tham dự thảo luận, trao đổi và đưa ra những chiến lược, giải pháp tối ưu trong tự động hóa quản trị, từ đó giúp doanh nghiệp tinh gọn quy trình, giảm thiểu lãng phí và bứt phá mạnh mẽ hơn trên thị trường.

Phó Chủ tịch Hiệp hội Công nghiệp hỗ trợ Việt Nam Phạm Minh Thắng chia sẻ, trong nhiều trường hợp, có đến 80%-90% các hoạt động trong doanh nghiệp không tạo ra giá trị gia tăng, lãng phí và tổn thất ở mọi cấp và hoạt động. Vì vậy, việc sử dụng các phương thức về quản trị tinh gọn (LEAN) vào quản trị nhân lực là một trong những yếu tố mang đến lợi thế cạnh tranh, hướng tới khách hàng, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành hoạt động thông qua cắt giảm sự lãng phí không cần thiết và tận dụng tối đa hiệu quả về nguồn nhân lực.

Tại hội thảo, ông Lê Phú Thế, Quản lý Marketing, Công ty cổ phần Đầu tư và Thương  mại VCGroup cho biết, hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều gặp phải nhiều vấn đề nan giải liên quan tới dữ liệu người dùng và chính sách marketing.

Theo đó, dữ liệu khách hàng thường nằm rải rác ở nhiều công cụ như Excel, Zalo, Google Form và do nhân viên sale tự quản lý. Chính vì chưa có hệ thống quản lý trung tâm dẫn tới chủ doanh nghiệp không nắm được hành trình trải nghiệm của khách hàng nên khó đồng bộ việc triển khai chính sách giữa các bộ phận liên quan như marketing - sale hay chăm sóc khách hàng.

Giả sử, cho dù có data rồi thì số đông vẫn còn loay hoay không biết sẽ bắt đầu từ đâu và làm như thế nào. Tình trạng thiếu hệ thống phân loại khách hàng dẫn tới khó có thể chủ động chăm sóc, gửi thông điệp tới từng khách hàng, từng địa chỉ nên mất cơ hội chốt sale. 

Đối với doanh nghiệp, dữ liệu không chỉ được lưu trữ mà còn là tài sản có giá trị khi được kích hoạt hoặt sử dụng đúng; dữ liệu cần được phân loại. làm sạch và chăm sóc thường xuyên, liên tục. Ông Lê Phú Thế cho biết, có 4 bước khai thác dữ liệu khách hàng một cách tự động.

Đó là thu thập và đồng bộ hóa dữ liệu từ nhiều nguồn như google form, chatbot, sales hay landing page; phân loại dữ liệu khách hàng theo nhóm, hành vi và trạng thái tiếp cận; xây dựng kịch bản chăm sóc khách hàng tự động và đo lường, theo dõi tỷ lệ mở, click (view) hay chuyển đổi...

Quản lý dữ liệu khách hàng tập trung cho phép doanh nghiệp có cái nhìn toàn diện về từng khách hàng và tương tác với họ với những điểm, những hình thức và điểm chạm khác nhau. Từ đây mới có thể thiết kế nên những bài toán chăm sóc khách hàng tự động và mở rộng tệp khách hàng trung thành, qua đó kích thích khách hàng quan tâm mua hàng hoặc biến khách hàng trải nghiệm trở thành những khách hàng trung thành của mình.../.