Khi doanh nghiệp biết lắng nghe chính mình

Mỗi thông điệp nội bộ không chỉ là lời nhắn từ lãnh đạo mà còn là sợi dây liên kết con người, nuôi dưỡng văn hóa và truyền cảm hứng cống hiến. Đây là chia sẻ của Phó Tổng Giám đốc Công ty Chứng khoán Công thương (VietinBank Securities) Nguyễn Tuấn Anh về những kinh nghiệm và bài học sâu sắc trong hành trình xây dựng hệ thống truyền thông nội bộ trong chiến lược phát triển doanh nghiệp.

Coi truyền thông nội bộ là nền móng để phát huy sức mạnh tập thể, vượt qua thách thức và phát triển vững vàng, Công ty Chứng khoán Công thương xác định đây là một trụ cột quan trọng trong nền tảng phát triển dài hạn, gắn bó mật thiết với quá trình quản trị và xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Theo Phó Tổng Giám đốc Nguyễn Tuấn Anh, một tổ chức chỉ có thể vận hành hiệu quả khi mọi thành viên cùng hiểu đúng, hiểu đủ, kịp thời và hướng về mục tiêu chung. Truyền thông nội bộ đảm nhiệm vai trò lan tỏa giá trị cốt lõi, định hướng chiến lược, tăng cường sự đoàn kết, đồng thời là cầu nối giữa lãnh đạo và đội ngũ nhân viên, góp phần kiến tạo môi trường làm việc minh bạch, tin cậy và gắn kết.

Để hiện thực hóa vai trò đó, Công ty đã xây dựng hệ sinh thái truyền thông nội bộ đa kênh bao gồm: Forum nội bộ, Group Facebook nội bộ, email, các nền tảng giao tiếp nhóm như Zalo, Viber, Microsoft Teams, cùng nhiều hoạt động trực tiếp như hội nghị sơ kết, tổng kết kết hợp teambuilding, hội nghị người lao động, họp giao ban hằng tháng, tạp chí nội bộ “Cú Tiên Sinh” và các chương trình sự kiện nội bộ.

Trong số các kênh đang triển khai, Forum nội bộ được đánh giá là hiệu quả nhất nhờ khả năng tập trung thông tin, phản hồi nhanh chóng và tạo sự tương tác kịp thời cho toàn thể cán bộ nhân viên. Để đánh giá hiệu quả, Công ty đã sử dụng các chỉ số cụ thể như tỷ lệ mở tin, mức độ tương tác, phản hồi chủ động và đặc biệt là khả năng chuyển hóa thông tin thành hành động tích cực – từ đó điều chỉnh nội dung và hình thức phù hợp với nhu cầu thực tế của đội ngũ.

Tuy nhiên, quá trình triển khai cũng gặp không ít thách thức. Theo ông Nguyễn Tuấn Anh, khó khăn lớn nhất là đảm bảo thông tin không bị phân tán, đồng thời tiếp cận đúng mục tiêu và đúng thời điểm. Thêm vào đó, sự đa dạng thế hệ nhân sự đòi hỏi phương pháp truyền thông linh hoạt, phù hợp với từng nhóm đối tượng. Song hành với những thách thức là cơ hội lớn đến từ chuyển đổi số và công nghệ.

Việc ứng dụng AI và các nền tảng giao tiếp số đã giúp Công ty cá nhân hóa nội dung, đo lường tương tác, tự động hóa bản tin và phân tích hành vi nhân sự. Theo đánh giá từ phía lãnh đạo, truyền thông nội bộ hiện nay trở nên linh hoạt, nhanh chóng và dễ dàng kiểm chứng bằng số liệu cụ thể hơn. Dẫu vậy, Công ty vẫn xác định công nghệ chỉ là phương tiện, con người mới là trọng tâm. Chỉ khi kết hợp hài hòa giữa công nghệ và sự đồng cảm thì truyền thông nội bộ mới thực sự phát huy sức mạnh.

Truyền thông nội bộ không chỉ là công cụ hỗ trợ quản trị mà còn có ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả vận hành và kết quả kinh doanh. Phó Tổng Giám đốc Công ty Chứng khoán Công thương cho hay, nhờ truyền thông hiệu quả, đội ngũ được gắn kết tốt hơn, tinh thần làm việc tích cực hơn và tạo ra sự đồng thuận nội bộ cao hơn. Trong năm 2024 – giai đoạn thị trường chứng khoán nhiều biến động, Công ty đối mặt không ít khó khăn trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, nhờ hệ thống truyền thông hai chiều, minh bạch và kịp thời, tâm lý nhân viên được nắm bắt và ổn định, qua đó giúp Công ty vẫn hoàn thành các mục tiêu đã đề ra. Đó là minh chứng rõ ràng cho việc một hệ thống truyền thông nội bộ hiệu quả có thể duy trì sức mạnh nội tại, đồng thời phát triển năng lực dẫn dắt doanh nghiệp vượt qua thách thức.

Nhìn lại quá trình xây dựng và vận hành hệ thống truyền thông nội bộ, một trong những bài học lớn nhất mà Công ty Chứng khoán Công thương rút ra là không nên truyền thông một chiều. Trước đây, mô hình “gửi – nhận” từng được áp dụng, nhưng thiếu cơ chế phản hồi đã khiến thông tin chưa đi sâu đến đội ngũ. Sau khi chuyển sang mô hình tương tác hai chiều, khuyến khích góp ý và khảo sát định kỳ, niềm tin nội bộ đã được cải thiện đáng kể.

Doanh nghiệp cũng nhận thấy rằng, truyền thông nội bộ không chỉ cần công cụ tốt mà quan trọng hơn là con người – đội ngũ làm truyền thông phải hiểu sâu sắc văn hóa doanh nghiệp, đồng thời đóng vai trò là cầu nối và tiếng nói đại diện cho toàn tập thể. Đây cũng là định hướng trọng tâm được Công ty tiếp tục đẩy mạnh trong thời gian tới.

Truyền thông nội bộ, khi được đầu tư đúng cách và đặt đúng vị trí, sẽ không chỉ là công cụ lan tỏa thông tin, mà còn trở thành chất keo gắn kết con người, bệ đỡ cho văn hóa doanh nghiệp và động lực thúc đẩy sự phát triển bền vững.