Mô hình văn phòng làm việc kết hợp đem lại hiệu quả "kép"

Mô hình văn phòng trên thế giới không ngừng thay đổi và phát triển trong những năm gần đây; trong đó, hybrid (mô hình làm việc kết hợp) được xem là một trong những xu hướng mới được ưa chuộng, không chỉ vì sự linh hoạt trong công việc mà còn mang tới cho nhân viên sự cân bằng giữa công việc – cuộc sống cá nhân; doanh nghiệp đồng thời cũng đạt được lợi thế cạnh tranh cao hơn trong cuộc đua thu hút và giữ chân nhân tài.

Theo đó, nhân viên có một số thời gian làm việc ở văn phòng và một số thời gian làm việc tại nhà (work from home) qua hình thức online. Tổng số thời gian của người lao động không thay đổi, chỉ khác là một số thời gian làm việc họ không cần đến cơ quan.

Giám đốc Savills Hà Nội Matthew Powell nhận xét, văn phòng hiện nay không còn như những nhà máy tự động hoá khi mọi người đến làm việc và ra về mà trở thành nơi để hoàn thành nhiều phần công việc khác nhau.

Mô hình hybrid tập trung vào hoạt động và kết quả, đòi hỏi nhân viên để lại thành quả nhất định thay vì chỉ dành thời gian tại văn phòng mà không chắc chắn về hiệu quả. Hơn nữa, nhân viên có thể chủ động lựa chọn làm việc từ xa, tại nhà hoặc các địa điểm khác.

Ông Matthew Powell cho rằng mô hình văn phòng Hybrid sẽ đòi hỏi nhiều hơn ở các doanh nghiệp, bởi mỗi nhân viên sẽ cần được tin tưởng nhiều hơn, và họ cũng cần có trách nhiệm cao hơn trong công việc. Theo đó, các cấp quản lý sẽ phải giảm thiểu phương thức quản lý vi mô và nhân viên được tự quyết định về thời gian cũng như không gian làm việc. “Chúng tôi nhận thấy ở Việt Nam cũng như trên toàn thế giới, khi nhân viên được tin tưởng với trách nhiệm cao hơn, năng suất và chất lượng công việc của họ sẽ tốt hơn, và tinh thần cũng được cải thiện.” - Ông Matthew chia sẻ thêm.

Tuy nhiên, văn phòng truyền thống vẫn có thể được duy trì, trong đó, phong cách thiết kế và bố trí sẽ cần sự thay đổi lớn, ưu tiên các yếu tố về sức khỏe thể chất, tinh thần và trải nghiệm hơn so với trước kia. Theo nghiên cứu về Intergenerational Workplace của Savills, 80% số người được khảo sát trong các độ tuổi đi làm đều coi trọng việc công ty có các chính sách hỗ trợ trong việc cân bằng giữa công việc và cuộc sống cá nhân.

Hơn nữa, không gian văn phòng cũng cần được thiết kế thúc đẩy tính sáng tạo, các tiện ích tập trung vào các yếu tố trải nghiệm để nhân viên tìm được phong cách làm việc phù hợp với nhu cầu, không bị gò bó bởi cách làm việc truyền thống. Sức khỏe tinh thần của nhân viên từ đó được nâng cao, vì họ ít buộc phải thỏa hiệp nhu cầu cá nhân để phục vụ yêu cầu của công ty như trước kia.

Khi áp dụng mô hình hybrid, toàn bộ nhân viên không nhất thiết phải có mặt tại văn phòng toàn bộ thời gian. Việc tiết kiệm thời gian di chuyển giữa nhà và công ty đồng thời mang lại cho nhân viên nhiều thời gian hơn để có thể phục vụ các nhu cầu khác trong cuộc sống, mang lại sự cân bằng tốt hơn giữa công việc – đời tư.

Đối với tác động tới môi trường,  mô hình này có thể giúp giảm lượng nhiên liệu tiêu thụ tại các tòa nhà và thậm chí là giảm thiểu lượng khí thải carbon bởi nhân viên không nhất thiết phải di chuyển đi làm mỗi ngày. Hơn nữa, yếu tố môi trường trong văn phòng cũng sẽ được mỗi cá nhân chú ý hơn. Đối với hầu hết các nhân viên, ánh sáng, cây xanh trang trí, nhiệt độ và điều kiện không khí trong văn phòng sẽ trở thanh nhu cầu cơ bản bởi nó có tác động trực tiếp tới sức khỏe thể chất của nhân viên.

Các tiện ích khác tại văn phòng cũng trở thành yếu tố cơ bản thúc đẩy mọi người tới làm việc. Khảo sát Intergenerational Workplace của Savills cũng cho thấy các tiện ích như nhà hàng, café, phòng họp lớn là những yếu tố mà lớp nhân sự lớn tuổi kỳ vọng tại văn phòng của mình; trong đó thế hệ trẻ lại coi trọng những tiện ích về sức khỏe và đời sống như khu vực tập gym, không gian làm việc chung, khu vực giao lưu cộng tác.

Ông Nguyễn Thái Bình - Tổng giám đốc một công ty truyền thông tại Hà Nội chia sẻ, với nhu cầu tìm kiếm nguồn nhân lực cao cùng với sự linh động trong công việc, công ty cũng đã áp dụng mô hình “hybrid working”. Kết quả nhận lại chính là sự tối ưu hóa trong công việc.

Hiện nay, tại công ty của ông Bình, những nhân viên chuyên mảng content, marketing… đều được tạo điều kiện để có thể linh động thời gian, địa điểm làm việc nhưng vẫn phải đảm bảo tiến độ công việc được giao.

Trong thời đại công nghệ 4.0, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ số, phần lớn mọi người đều trang bị cho mình những thiết bị tân tiến để dễ dàng sử dụng và làm việc ở bất cứ đâu. Điều này giúp cho mô hình làm việc kết hợp ngày càng phổ biến. Hybrid working ngày càng được yêu chuộng như một điều tất yếu của xã hội hiện đại. - ông Bình phân tích.

Xét về khía cạnh đầu tư, ông Matthew Powell cho rằng, chi phí cho mô hình văn phòng mới không tốn kém hơn so với đầu tư văn phòng truyền thống. Về cơ bản, chi phí đầu tư ban đầu cho thiết kế văn phòng hybrid sẽ có phát sinh nhưng không quá nhiều nhưng sẽ mang tới hiệu quả tốt hơn khi so sánh dựa trên chi phí cơ hội. Nếu không chuyển đổi, chi phí này sẽ càng lớn.

Đặc biệt, từ khi xảy ra đại dịch COVID-19 đã thay đổi hoàn toàn thị trường việc làm, trở nên cạnh tranh hơn và nguồn ứng viên chất lượng cao tương đối hạn chế. Khi những nhân tài có nhiều lựa chọn hơn, môi trường làm việc lý tưởng trở thành một yếu tố quyết định.

Ông Matthew Powell khẳng định, mô hình này sẽ mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp khi thu hút được nhiều nhân tài đến ứng tuyển, bên cạnh mục tiêu về ESG (nhóm các yếu tố môi trường, xã hội và quản trị công ty) của doanh nghiệp.

"Trong cuộc đua về tuyển dụng, nếu doanh nghiệp không quan tâm đến các yếu tố về sức khỏe tinh thần hay thể chất, họ có thể lựa chọn rời bỏ công ty, khiến doanh nghiệp mất đi nhân tài và có thể dẫn tới chảy máu chất xám. Những người trẻ với trình độ cao ngày càng có nhiều lựa chọn, họ có thể cân nhắc thay đổi công ty hoặc làm việc từ xa. Chính vì vậy, các chủ doanh nghiệp và nhà quản lý cần có nhận thức đúng đắn về xu hướng này và cải thiện theo đó. Việc chuyển đổi mô hình này đòi hỏi sự thay đổi trong tư duy, nhìn nhận những mặt tích cực thay vì những rủi ro” - ông Matthew Powell dẫn chứng.

Các chuyên gia cho rằng, để có thể thiết kế và vận hành mô hình hybrid, doanh nghiệp cần hiểu nhu cầu sử dụng văn phòng. Việc chuyển đổi mô hình đòi hỏi nhiều phân tích chi tiết về doanh nghiệp, các bộ phận, các khu vực được sử dụng, những địa điểm nhân viên sẽ đến, cũng như trải nghiệm mà họ có.

Công ty Savills chia sẻ, đơn vị này đã thực hiện khi thiết kế văn phòng mới của mình để có thể đảm bảo văn phòng được xây dựng hợp lý với các công năng phù hợp nhất với nhân viên. Các phòng ban khác nhau có nhu cầu sử dụng khác nhau. Do đó, cần xây dựng và thu thập thông tin để có thể thiết kế văn phòng với những tiện ích đáp ứng đúng, đủ nhu cầu.

Sẽ không có công thức chung để thiết kế văn phòng theo mô hình hybrid, đối với mỗi thế hệ thì các nhu cầu về văn phòng sẽ khác nhau. Do đó việc lựa chọn mô hình làm việc linh hoạt cũng sẽ cần phụ thuộc vào tính chất công việc cũng như văn hóa làm việc của từng công ty để có thể đáp ứng được tốt nhất nhu cầu của mình - Savills đưa ra lời khuyên.

Khi những chỉ số và báo cáo ESG trở thành một phần tất yếu trong chiến lược hoạt động, doanh nghiệp ngày nay phải đối mặt với nhiều áp lực hơn. Sức ép không chỉ đến từ các tác nhân bên ngoài như sự gia tăng giám sát của các nhà đầu tư, yêu cầu của khách hàng mà còn từ chính sự thay đổi trong kỳ vọng của nhân sự đối với không gian và môi trường làm việc. Do đó, áp dụng mô hình làm việc hybrid đã trở thành một phần trong chiến lược ESG.

Hiện nay, hybrid được coi là nền tảng cho hướng tiếp cận mới, chú trọng hơn vào sức khỏe tinh thần cũng như cân bằng giữa công việc, đời sống nhân viên. Mô hình này gần đây đã ngày càng được phần lớn người lao động ưa chuộng, nhất là lực lượng trẻ./.