Nghiêm cấm chiếm giữ, hủy trái phép tài liệu lưu trữ trong quá trình sắp xếp bộ máy

Hội nghị được kết nối tới các bộ, ngành, địa phương với hơn 40 nghìn người tham gia.

Ông Đặng Thanh Tùng, Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước (Bộ Nội vụ) cho biết, trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính và chuyển đổi số quốc gia, công tác văn thư, lưu trữ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý, chỉ đạo và điều hành của các cơ quan, tổ chức. Làm tốt công tác văn thư, lưu trữ sẽ góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho công tác tra cứu, khai thác thông tin phục vụ lãnh đạo và công chúng.

Trong những năm qua, thực hiện các chủ trương, nghị quyết của Đảng về sắp xếp tổ chức bộ máy hệ thống chính trị bảo đảm tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu năng, hiệu quả, nhiều cơ quan, đơn vị đã được kiện toàn, hợp nhất, giải thể hoặc điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức. Làm thế nào để quá trình sắp xếp, bàn giao, tổ chức lại hoạt động của các cơ quan, tổ chức, các cấp chính quyền địa phương được liên tục, thông suốt, hiệu quả - một phần là trách nhiệm của những người quản lý nhà nước, quản lý trực tiếp và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

Bộ Chính trị đã ban hành Nghị quyết số 57-NQ/TW về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia. Triển khai các mục tiêu đặt ra tại Nghị quyết 57, ứng dụng khoa học công nghệ trong chuyển đổi số công tác văn thư, lưu trữ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý tài liệu lưu trữ và tổng hợp thông tin bảo đảm sử dụng và phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ đặt ra đối với các bộ, ngành, địa phương trong thời gian tới.

Tuy nhiên, theo ông Tùng, thực tế cũng cho thấy công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy vẫn còn phát sinh những tình huống vướng mắc, bất cập, đặc biệt là nhiệm vụ chỉnh lý tài liệu tích đống, tồn đọng từ lịch sử để lựa chọn tài liệu có giá trị nộp vào lưu trữ, đồng thời, chọn lọc những khối tài liệu cần số hóa để bảo đảm sự hoạt động thông suốt của cơ quan, tổ chức khi sắp xếp, tổ chức bộ máy và bảo đảm quá trình thực hiện các thủ tục hành chính của người dân, doanh nghiệp được liên tục, hiệu quả.

Tại Hội nghị, các đại biểu đã nghe 5 chuyên đề về: Tăng cường công tác văn thư, lưu trữ trong giai đoạn sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và định hướng trong thời gian tới; Thực trạng quản lý văn thư lưu trữ của các bộ, ngành, địa phương và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân; Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ giấy; Nghiệp vụ số hóa tài liệu lưu trữ giấy; Tổng hợp và giải đáp một số vướng mắc về công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị và tổ chức chính quyền địa phương hai cấp.

Thông tin tại Hội nghị cho thấy, Sở Nội vụ các tỉnh đã chủ động phổ biến, triển khai các văn bản hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị đến các cơ quan, tổ chức, UBND cấp huyện và cấp xã. Về cơ bản, lãnh đạo Sở Nội vụ, Lưu trữ lịch sử đều nhận biết được tầm quan trọng của việc bảo đảm an toàn tài liệu trong bối cảnh hiện nay và có sự chỉ đạo sát sao đối với công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Tuy nhiên, đâu đó một số địa phương lãnh đạo vẫn chưa quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, chưa bố trí đủ kho tàng, trang thiết bị, tổ chức và nhân lực làm công tác lưu trữ dẫn đến việc triển khai các hướng dẫn của Bộ Nội vụ gặp nhiều lúng túng. Đặc biệt, trách nhiệm của đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức trong việc thực hiện các quy định của pháp luật về lập và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ chưa cao và sự thiếu quan tâm của các cấp lãnh đạo tại các bộ, ngành, địa phương đã dẫn đến khối lượng tài liệu giấy tích đống, tồn đọng “chất cao như núi”.

Theo số liệu thống kê sơ bộ, tài liệu tồn đọng tại các bộ, ngành, cơ quan Trung ương khoảng 30 nghìn mét, tại các địa phương trong cả nước lên đến 1.372.639 mét. Chính vì vậy, việc tăng cường quản lý công tác văn thư, lưu trữ trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy từ trung ương đến địa phương là cần thiết và cấp bách.

Để bảo đảm công tác văn thư, lưu trữ được thông suốt, liên tục, bảo đảm quản lý an toàn tài liệu trước, trong và sau khi hoàn thành việc sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị, Bộ Nội vụ đề nghị bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan trực thuộc Trung ương, Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện đúng các quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, về bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu trong quá trình bàn giao, quản lý và sử dụng. Nghiêm cấm việc chiếm giữ, chuyển giao, hủy trái phép tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu; không được làm hỏng, thất lạc tài liệu và cơ sở dữ liệu tài liệu trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Cùng với đó, thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về quản lý, sử dụng con dấu, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ; bảo vệ bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, tài liệu, dữ liệu khi thực hiện nhiệm vụ thống kê, đóng gói, bàn giao, bảo quản, sử dụng trong quá trình sắp xếp tổ chức bộ máy.

Bộ Nội vụ cũng lưu ý các bộ, ngành, địa phương thực hiện một số biện pháp ổn định công tác văn thư, lưu trữ và triển khai Luật Lưu trữ năm 2024 ngay sau khi hoàn thành việc sắp xếp, tổ chức bộ máy. Theo đó, xây dựng và trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Đề án tổng thể về quản lý và xử lý nghiệp vụ tài liệu lưu trữ giấy tồn đọng, tích đống; thực hiện nghiêm quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ, giải quyết dứt điểm tài liệu tích đống, tồn đọng để nộp vào Lưu trữ lịch sử và chủ trương của Chính phủ về giải quyết công việc trên môi trường mạng để hạn chế việc sử dụng tài liệu giấy, tuyệt đối không để tài liệu giấy và tài liệu số tích đống, tồn đọng từ ngày 30/6/2025.