Tận dụng công nghệ số để quản trị doanh nghiệp hiệu quả

Thành viên HTX Dịch vụ nông nghiệp Hiểu Phát, xã Phong Đông, huyện Vĩnh Thuận (Kiên Giang) đóng gói cá khô. Ảnh: Văn Sĩ - TTXVN

Theo Tổng cục Thống kê, trong tổng số doanh nghiệp cả nước hiện có trên 97% là quy mô nhỏ và vừa; thậm chí là siêu nhỏ; giải quyết việc làm cho khoảng 36% tổng số lao động và thu hút khoảng 32% tổng nguồn vốn xã hội, tạo ra doanh thu thuần chiếm khoảng 26% tổng doanh thu thuần của khối doanh nghiệp. Chiếm một vị thế quan trọng trong phát triển kinh tế xã hội song doanh nghiệp nhỏ và vừa cũng lại là đối tượng rất dễ bị tổn thương bởi những yếu tố tác động bên ngoài do hạn chế về năng lực và nguồn lực tài chính, do sự giới hạn về thị trường và tính cạnh tranh.

Tìm hiểu sâu hơn, nhiều chuyên gia nghiên cứu nhận định, các doanh nghiệp nhỏ và vừa Việt Nam hiện nay hầu như chưa xây dựng được hệ thống và biết cách vận hành bài bản; đặc biệt là trong quản trị và tối ưu chi phí vận hành. Năng lực cạnh tranh hạn chế thể hiện qua chất lượng sản phẩm dịch vụ thấp, giá thành cao, làm theo thói quen, khó thay đổi một cách linh hoạt và khó thích ứng với sự biến động của thị trường. Thêm vào đó, nhiều doanh nghiệp bị "rối loạn" bởi công nghệ và thiếu trình độ để làm chủ các những công cụ phần mềm phục vụ hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh, dẫn tới luôn "loay hoay" tìm kiếm giải pháp để xây hệ thống hoặc phải thuê chuyên gia tư vấn mà chưa có giải pháp như ý.

Với 33 năm kinh nghiệm trong ngành công nghệ thông tin, ông Ngô Việt Khôi, Chuyên gia đào tạo an ninh thông tin và tư vấn chuyển đổi số, nguyên Giám đốc quốc gia Trend Micro (Vietnam) cho hay, qua tổng kết đánh giá hàng nghìn doanh nghiệp trong nước mà công ty từng hỗ trợ cho thấy, đa số các doanh nghiệp nhỏ và vừa đều đang lạm dụng Zalo, Excel, Gmail, họp hành để quản lý thủ công. Doanh nghiệp không tận dụng hết tiềm năng của đội ngũ nhân sự kéo theo nguy cơ nhân sự có năng lực sẽ rời bỏ do thiếu hệ thống đánh giá, đo lường. Cũng có nhiều doanh nghiệp Việt Nam từng đầu tư các giải pháp chuyển đổi số như các hệ thống nội bộ, các phần mềm... nhưng sau một thời gian lại không tiếp tục sử dụng; khi ấy lãnh đạo doanh nghiệp sẽ ra quyết định chậm hoặc không chính xác vì không nắm rõ số liệu doanh nghiệp theo thời gian thực. Điều này phản ánh việc quản trị doanh nghiệp bằng các giải pháp chuyển đổi số đang gặp rất nhiều khó khăn, thách thức. Cụ thể, đó là hệ thống đầu tư cũ thiếu tính đồng bộ, rủi ro trực tuyến tăng nhanh, chất lượng nhân sự hạn chế, khoảng cách về kỹ thuật số, văn hóa sợ rủi ro, việc ra quyết định khi không đủ thông tin và tình trạng thiếu ngân sách...

Trước rất nhiều câu hỏi như: Quá trình phát triền và dưới tác động của thị trường thì doanh nghiệp có buộc phải thay đổi không? Khi có yêu cầu thay đổi thì doanh nghiệp cần phải xử lý thế nào? Khi hoạt động và quy trình làm việc trở nên khác biệt thì hệ thống quản trị vận hành của doanh nghiệp cần thay đổi ra sao? Ông Việt Khôi cho hay, lời giải chính nằm ở hệ thống và đội ngũ nhân sự quản trị.

Chuyển đổi số trong doanh nghiệp có thể bắt đầu từ việc tạo thuận lợi cho nhân sự được làm việc trong môi trường số, giúp họ có thể hiểu rõ nghiệp vụ và trách nhiệm của mình trong từng vị trí công tác, xây dựng thói quen ghi chép và lưu trữ dữ liệu một cách cẩn thận, phân tích dữ liệu để đưa ra quyết định hoặc giải quyết vấn đề, gia tăng tương tác và kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận với nhau, nâng cao kỹ năng tìm kiếm thông tin và dữ liệu 1 cách hiệu quả; đồng thời, sử dụng các công cụ và phương tiện tương tác mới để trao đổi thông tin và làm việc hiệu quả.

Chủ tịch HĐQT kiêm CEO Công ty cổ phần Tập đoàn Công nghệ ABSoft Lê Văn Dũng chia sẻ, xây dựng và vận hành doanh nghiệp trở nên thông minh hơn đã trở thành xu thế toàn cầu và là bắt buộc nếu doanh nghiệp không muốn chậm chân trên thị trường. Việc sử dụng hệ thống và đội ngũ nhân sự đủ năng lực quản trị doanh nghiệp sẽ giúp cải thiện và gia tăng năng suất lao động, tối ưu chi phí trong quá trình vận hành, đẩy nhanh tốc độ xử lý công việc, trực quan hóa các tiến độ dự án và hoạt động kinh doanh thông qua các báo cáo và dashboard; đồng thời,  thúc đẩy tính gắn kết giữa các phòng ban, các cá nhân trong công ty.

Khi quản trị doanh nghiệp bằng hệ thống và đội ngũ nhân sự, những thay đổi đầu tiên dễ dàng nhận thấy là công tác giao việc sẽ nhanh chóng hơn nhiều, các cấp quản lý sẽ có thể theo sát được tiến độ công việc theo thời gian thực của từng phòng; việc ra quyết định cũng có thể được rút ngắn thời gian khi có đề xuất cần phê duyệt. Các dữ liệu về sản xuất, kinh doanh cũng sẽ minh bạch và chính xác để tối ưu được quy trình và nguồn lực. Đối với nhân viên, việc triển khai quản trị bằng hệ thống sẽ giúp họ làm đúng quy trình với những hướng dẫn tối thiểu nhất; qua đó, họ có thể nắm rõ được công việc cần làm với tiến độ cần phải hoàn thành nhờ và các công cụ, phương tiện được hỗ trợ khi cần phối hợp với các nhân sự hay ở những phòng và ban khác với phạm vi trách nhiệm của mình.

Như vậy, lợi ích mà doanh nghiệp nhận được chính là nâng cao được hiệu suất làm việc của các bộ phận trong và ngoài doanh nghiệp; cắt giảm được các chi phí ẩn, nhất là chi phí nhân sự và đặc biệt tạo dựng được văn hóa minh bạch để làm điểm tựa cho tiến trình chuyển đổi số diễn ra nhanh chóng và hiệu quả hơn, ông Dũng phân tích.

Thực tế cho thấy, bằng những thay đổi rất nhỏ từ hệ thống và tư duy của đội ngũ nhân sự sẽ có thể đem lại những chuyển biến tích cực trong quản trị vận hành doanh nghiệp, đem lại hiệu quả cho hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp nỗ lực triển khai; đặc biệt là trong giai đoạn nhiều thách thức của thị trường, nhiều sức ép từ các đối thủ cạnh tranh và những khó khăn chưa dứt sau những biến cố như đại dịch COVID vừa qua.