Từ họp Chính phủ giấy tờ … đến họp Chính phủ không giấy tờ

Phiên họp đầu tiên (ngày 19/10/2018) của Tổ Công tác giúp việc cho Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban Quốc gia về Chính phủ điện tử do Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng làm Tổ trưởng đã thảo luận về dự thảo Đề án e-Cabinet (Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ).

Tại cuộc họp này, Bộ trưởng, Chủ nhiệm Văn phòng Chính phủ Mai Tiến Dũng nhấn mạnh, Hệ thống e-Cabinet đặt vấn đề Chính phủ phải làm trước.

Khi Chính phủ làm trước sẽ là tấm gương lan tỏa để các địa phương và các đơn vị thực hiện. Các cơ quan của Chính phủ nêu gương làm trước sẽ tạo động lực để các cấp chính quyền địa phương triển khai.

Đây cũng là hiện thực hóa quyết tâm của Chính phủ và Người đứng đầu Chính phủ trong đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin; góp phần thay đổi nhận thức và hành động của người đứng đầu các bộ, ngành, địa phương trong xây dựng Chính phủ điện tử.

*Từ họp Chính phủ giấy tờ…

Từ trước đến nay, theo Quy chế làm việc của Chính phủ, các phiên họp của Chính phủ gồm các phiên họp thường kỳ, bất thường và chuyên đề.

Chính phủ họp thường kỳ mỗi tháng một lần; họp bất thường theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ hoặc theo yêu cầu của ít nhất một phần ba tổng số thành viên Chính phủ hoặc theo yêu cầu của Chủ tịch nước; họp chuyên đề theo quyết định của Thủ tướng Chính phủ trên cơ sở đề xuất của bộ, cơ quan ngang bộ. Mỗi năm, trung bình Chính phủ họp khoảng 12-14 phiên, với khoảng 150 nội dung.

Các phiên họp của Chính phủ thảo luận, cho ý kiến, quyết định tập thể các vấn đề về thể chế, pháp luật, cơ chế, chính sách, chủ trương, định hướng, mục tiêu giải pháp phát triển kinh tế - xã hội và các vấn đề khác thuộc thẩm quyền quyết định của Chính phủ hoặc cần phải có ý kiến của Chính phủ trước khi báo cáo cấp có thẩm quyền quyết định.

Tuy nhiên hiện nay, thời gian mỗi phiên họp Chính phủ khá dài (thông thường là 1 ngày, nhiều phiên kéo dài từ 1,5 - 2 ngày). Tài liệu phục vụ phiên họp chủ yếu là tài liệu giấy, số lượng lớn, trung bình phải in, chụp hàng nghìn trang giấy, gây tốn kém thời gian, kinh phí, nhân lực và khó khăn trong việc vận chuyển, phân phát, quản lý, thu hồi sau phiên họp.

Mặt khác, nhiều bộ, cơ quan chủ trì đề án gửi tài liệu chậm, thường sát phiên họp nên các thành viên Chính phủ có rất ít thời gian nghiên cứu trước; đồng thời tại cuộc họp các bộ, cơ quan chủ trì đề án thường trình bày lại báo cáo làm kéo dài thời gian phiên họp.

Ngoài phương thức làm việc là thảo luận và quyết nghị tại phiên họp, Chính phủ còn xử lý công việc thông qua việc gửi phiếu lấy ý kiến thành viên Chính phủ. Quyết nghị của Chính phủ phải được quá nửa thành viên Chính phủ biểu quyết tán thành.

Sau khi được Thủ tướng Chính phủ đồng ý cho gửi phiếu lấy ý kiến và những nội dung cần lấy ý kiến, Văn phòng Chính phủ gửi phiếu lấy ý kiến thành viên Chính phủ qua đường công văn và kèm theo toàn bộ hồ sơ đề án, dự án, dự thảo văn bản.

Thành viên Chính phủ trả lời phiếu lấy ý kiến và gửi lại Văn phòng Chính phủ để tổng hợp và phối hợp với cơ quan chủ trì đề án tiếp thu, giải trình ý kiến, trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định. Năm 2017, Văn phòng Chính phủ đã gửi 169 phiếu lấy ý kiến; năm 2016 là 120 phiếu.

Việc gửi phiếu lấy ý kiến giúp giải quyết kịp thời công việc mà không cần chờ đưa ra phiên họp Chính phủ. Tuy nhiên hiện nay, việc gửi, nhận phiếu lấy ý kiến thành viên Chính phủ vẫn thực hiện bằng giấy, chưa được điện tử hóa, tốn kém về in chụp và vận chuyển; thời gian gửi, nhận qua đường công văn chậm (ít nhất là 1-2 ngày), cộng với việc phối hợp xử lý trong nội bộ từng bộ, dẫn đến thời gian trả lời phiếu lấy ý kiến có lúc chậm so với quy định 5-7 ngày.

Hơn nữa với phương thức xử lý công việc trên giấy như hiện nay, khi thành viên Chính phủ đi công tác, vắng mặt tại cơ quan thì không thể xử lý được.

*…đến họp Chính phủ không giấy tờ

Trước thực trạng nêu trên và việc điện tử hóa các tài liệu văn bản đã trở thành xu thế tất yếu trong bối cảnh cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, Văn phòng Chính phủ đã tổ chức khảo sát, học tập kinh nghiệm về quản trị hành chính công và xây dựng Chính phủ điện tử, hướng tới Chính phủ số, nền kinh tế số, xã hội số tại các quốc gia thành công, có thứ hạng cao trong bảng xếp hạng về Chính phủ điện tử của Liên hợp quốc như Malaysia, Estonia, Pháp, Hàn Quốc.

Sau đợt khảo sát, Văn phòng Chính phủ đã báo cáo Thủ tướng về việc triển khai và các bài học kinh nghiệm của các nước để áp dụng theo thực tế tại Việt Nam.

Dưới sự chỉ đạo của Bộ trưởng, Chủ nhiệm Mai Tiến Dũng, Văn phòng Chính phủ đã khẩn trương xây dựng Đề án e-Cabinnet (Hệ thống thông tin phục vụ họp và xử lý công việc của Chính phủ) phục vụ chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ với mục tiêu đến hết năm 2019 sẽ giảm 30% thời gian các phiên họp Chính phủ, đồng thời giảm tối đa việc sử dụng văn bản giấy; sử dụng 100% văn bản điện tử trong các phiên họp (trừ văn bản có độ mật).

Theo dự thảo đề án, các thành viên Chính phủ cho ý kiến và biểu quyết trên môi trường điện tử có thực hiện chữ ký số đối với các công việc thuộc thẩm quyền của Chính phủ, kể cả khi vắng mặt tại cơ quan hoặc vắng mặt tại phiên họp Chính phủ.

Đề án phấn đấu hết năm 2019, 100% các nội dung xin ý kiến thành viên Chính phủ được xử lý trên môi trường mạng (trừ nội dung bí mật nhà nước)…

Đề án khi được triển khai trong thực tế cũng làm tiền đề để kết nối liên thông và phát triển các hệ thống thông tin khác hướng tới một Chính phủ không giấy tờ, công khai, minh bạch, hiệu lực, hiệu quả, góp phần đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử hướng tới nền kinh tế số, xã hội số.

Cho ý kiến về dự thảo Đề án, đa số các đại biểu là các chuyên gia, các nhà khoa học đến từ các bộ, ngành, tập đoàn công nghệ thông tin cho rằng e-Cabinet là đề án có tính hiện thực cao, có ý nghĩa lớn và cần sớm triển khai bởi đây là bước tiên quyết trong triển khai xây dựng Chính phủ điện tử.

Các chuyên gia cũng đánh giá cao việc Văn phòng Chính phủ đang quyết tâm đi đầu thực hiện văn phòng không giấy tờ để lan tỏa đến các bộ, ngành, địa phương./.