Ứng dụng mạnh mẽ chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng

Trực tuyến họp Hội nghị sơ kết 5 năm thực hiện chỉ thị 05 của Bộ chính trị. Ảnh: Mai Phương/BNEWS/TTXVN

Mệnh lệnh lúc này đối với các lĩnh vực của ngành Điện trong chuyển đổi số là cần phải hành động và hành động thật nhanh để thiết thực hơn bao giờ hết.

Triển khai từ năm 2008, chuyển đổi số trong hoạt động văn phòng của Công ty Truyền tải điện 3 (PTC3) đáp ứng yêu cầu nâng cấp hệ thống văn phòng điện tử (E-Office) và cùng với tăng cường ứng dụng nền tảng hội họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu báo cáo trên cổng thông tin nội bộ, truy xuất dữ liệu qua QR code… đã góp phần quan trọng trong cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian và cắt giảm chi phí không cần thiết.

* Từ xây dựng “Văn phòng không giấy tờ”…

Việc triển khai E-office đối với PTC3 cũng như đối với các đơn vị trong toàn ngành Điện đã đánh dấu sự chuyển dịch từ mô hình quản trị truyền thống lên mô hình quản trị trực tuyến làm tiền đề cho tiến trình Chuyển đổi số doanh nghiệp.

Tài liệu Hội nghị được đơn vị được truy xuất từ QR code sau ghế đại biểu. Ảnh: Mai Phương/BNEWS/TTXVN

Văn phòng điện tử là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành nội bộ, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin truyền thống.

PTC3 khởi đầu từ E-Office 1.0 với tiện ích chưa nhiều, chủ yếu theo dõi văn bản đến, đi là các file giấy scan sang các phiên bản E-Office 2.0 và 2.3 vẫn trong quá trình nâng cấp, mở rộng tính năng, tăng trải nghiệm người dùng.

Đến nay, PTC3 đang sử dụng phiên bản cuối E-Office 3.0, phần mềm tích hợp khá đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý, xử lý hồ sơ công việc, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp, khởi tạo, quản lý và lưu trữ văn bản tài liệu, báo cáo…

So với phương thức hoạt động văn phòng truyền thống, E-Office 3.0 mang lại một hệ thống quản lý tập trung có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc, thực hiện ký số và phát hành văn bản điện tử, mở và lưu trữ hồ sơ trên không gian mạng…, từ đó giúp nâng cao hiệu suất giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian luân chuyển, phát hành và lưu trữ văn bản.

Người quản lý dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung, vì vậy, tiến độ công việc được theo sát, mọi thông tin được truyền tải nhanh chóng, kịp thời.

Muốn chuyển đổi số thành công phải được dẫn dắt từ trên xuống, xác định được điều này, lãnh đạo PTC3 quán triệt đến tất cả các đơn vị thực thuộc, các phòng chức năng khai thác tối đa tiện ích E-Office 3.0.

Cụ thể, thực hiện 100% phát hành số đối với văn bản đi và văn bản nội bộ, trừ các loại văn bản bắt buộc ký bản giấy theo quy định về công tác Văn phòng của Tập đoàn Điện lực Việt Nam (EVN) tại Quyết định số 333/QĐ-EVN ngày 9-3-2020; đăng ký lịch công tác, lịch sử dụng phương tiện; lập hồ sơ danh mục tài liệu đảm bảo đầy đủ, chính xác, xác định thời gian bảo quản để giao nộp hồ sơ vào lưu trữ qua hệ thống E- Office của Công ty.

Theo số liệu thống kê từ năm 2008 đến nay, hệ thống E-Office cơ quan PTC3 đã xử lý 92.621 văn bản đến, 64.447 văn bản đi và 1.925 danh mục hồ sơ tài liệu được lập. Đây là  khối lượng văn bản, hồ sơ được luân chuyển, phát hành và lưu trữ dưới dạng số hóa khá lớn. Tỉ lệ văn bản hồ sơ lưu trữ không sử dụng giấy năm sau tăng hơn năm trước.

… đến “Phòng họp không giấy”

Với chủ trương “Phòng họp không giấy” sử dụng tài liệu báo cáo trên các phương tiện điện tử được chia sẻ từ cổng thông tin nội bộ, truy xuất dữ liệu qua QR code đã giúp PTC3 giảm được chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy; bưu phí; chi đóng gói, vận chuyển cũng như diện tích kho lưu trữ bảo quản hồ sơ…

Bên cạnh đó, PTC3 đồng thời hoàn chỉnh cơ sở hạ tầng thông tin, như: Nâng cao độ ổn định mạng WAN lõi, đường truyền thông tin dung lượng cao, thiết bị đầu cuối kết nối liên thông từ Công ty đến các đơn vị trực thuộc phục vụ cho các ứng dụng công nghệ thông tin.

Thông qua kết nối, tăng cường chia sẻ thông tin, trao đổi xử lý công việc trên môi trường mạng, tổ chức hội nghị theo hình thức trực tuyến đã giảm đáng kể số lần các đơn vị phải trực tiếp tập trung hội họp tại trụ sở Công ty, giảm chi phí đi lại, lưu trú...

Đơn cử, một số hội nghị lớn, như: Hội nghị người lao động, Hội nghị Tổng kết công tác năm, Hội nghị sơ kết 05 năm thực hiện Chỉ thị 05-CT/TW của Bộ Chính trị đều được tổ chức trực tuyến.

Riêng năm 2020, PTC3 là đơn vị đầu tiên của Tổng công ty Truyền tải điện Quốc gia (EVNNPT) tổ chức trực tuyến Hội nghị người lao động; trong đó, việc lấy phiếu bầu cử trực tuyến được chuẩn bị chu đáo, đảm bảo đúng quy định đã thành công tốt đẹp tại 10 điểm cầu truyền hình là: Trụ sở PTC3 - thành phố Nha Trang, Truyền tải điện Khánh Hòa, Truyền tải điện Phú Yên, Truyền tải điện Bình Định, Truyền tải điện Gia Lai, Truyền tải điện Đắk Lắk, Truyền tải điện Đắk Nông, Truyền tải điện Lâm Đồng, Truyền tải điện Bình Thuận và Truyền tải điện Ninh Thuận.

Lãnh đạo PTC3 cho biết, ứng dụng họp trực tuyến Zoom Meeting kết nối đa điểm với các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, mã hoá bảo mật được sử dụng thường xuyên, nhất là từ khi có dịch bệnh COVID-19. Có cuộc họp kết nối hàng trăm người tham dự từ khắp các địa bàn quản lý của PTC3.

Các cuộc họp giao ban công tác tháng, họp chỉ đạo, xử lý các vấn đề liên quan đến quản lý vận hành, đầu tư xây dựng, công tác đoàn thể…kết nối từ Công ty đến từng đội, trạm như là một kênh truyền thông nội bộ, đưa các nội dung và thông điệp cần thiết đến trực tiếp các đối tượng cụ thể vào đúng thời điểm. Thông tin được trao đổi minh bạch, rõ ràng và đa chiều giúp việc thực thi nhiệm vụ mau chóng và chính xác.

Thời gian tới, PTC3 sẽ chuyển đổi E-Office sang văn phòng số D-Office được xây dựng trên nền tảng công nghệ mới, đảm bảo tính mở rộng, tương thích đồng bộ trên Web, Tablet, Smart Mobile và phù hợp định hướng chuyển đổi số trong EVN.

Theo Kế hoạch chuyển đổi số công tác văn phòng giai đoạn 2021-2025, PTC3 tiếp tục đẩy mạnh truyền thông nhận thức chuyển đổi số trong CBCNV; hoàn thành rà soát xây dựng lưu đồ giải quyết công việc, xây dựng tài liệu mô tả luồng quy trình nghiệp vụ thanh toán điện tử áp dụng cho các hoạt động thường xuyên; kết nối gửi/nhận trục liên thông văn bản/hồ sơ tài liệu giữa EVNNPT với các đơn vị trực thuộc và ngược lại giữa các đơn vị trong ngành Điện với nhau (trừ tài liệu mật).

PTC3 cũng hoàn thành 100% tự sàng lọc, sắp xếp, phân loại chỉnh lý hoàn chỉnh tài liệu lưu trữ tồn đọng, 100% hồ sơ được số hóa, 100% hồ sơ giấy đã chỉnh lý được số hóa (trừ mật và đặc thù).

100% CBCNV có chức trách, nhiệm vụ được cấp chữ ký số áp dụng trong các ứng dụng quản lý/giao dịch nội bộ; triển khai và chính thức áp dụng văn phòng số D-Office; ứng dụng công nghệ Speech-to-text trong xử lý, điều hành công việc; hoàn thiện biểu mẫu báo cáo điện tử.

Mặt khác, đơn vị còn hoàn thành di động hóa các ứng dụng phục vụ CBCNV và ứng dụng trí tuệ nhân tạo (AI) kết hợp với nền tảng phân tích dữ liệu lớn, tổng hợp và cảnh báo về việc trùng lặp, chồng chéo giữa các văn bản theo lộ trình của EVN.

Chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ trong ngành Điện với việc triển khai các ứng dụng dựa vào trí tuệ nhân tạo, giúp cải thiện đáng kể  về năng suất, hiệu quả và tiết kiệm chi phí. Riêng PTC3 đang quyết liệt thay đổi để tạo ra lợi ích kinh tế và môi trường vô cùng ấn tượng./.