Áp dụng hiệu quả phần mềm ISO điện tử trong xử lý công việc

Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001 vào hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước tại Kiên Giang giúp xử lý công việc, giải quyết thủ tục hành chính được chuẩn hóa, hệ thống hóa thành quy trình tác nghiệp, phân định rõ trình tự, biểu mẫu, thời gian của từng bước công việc, trách nhiệm, quyền hạn của công chức. Qua đó, thủ trưởng cơ quan, công chức nắm chắc nội dung yêu cầu, cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình.

Trước đó, hệ thống tài liệu về ISO (giấy) tương đối nhiều, văn bản pháp luật thường xuyên thay đổi nên việc cập nhật quy định mới bị chậm, dẫn đến biểu mẫu, quy trình soạn thảo đưa vào áp dụng không còn phù hợp, không đáp ứng thực tế, mất nhiều kinh phí. UBND tỉnh Kiên Giang đã ban hành Quyết định số 1295/QĐ-UBND ngày 19/5/2023 phê duyệt Đề cương và dự toán chi tiết triển khai xây dựng phần mềm ISO điện tử áp dụng tại các cơ quan hành chính tỉnh.

Phần mềm ISO điện tử cung cấp tính năng quản lý quy trình nghiệp vụ, đáp ứng mô hình hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 cho các cơ quan hành chính nhà nước tại địa phương. Trong đó, tích hợp quản lý quy trình xử lý, giải quyết thủ tục hành chính, kết nối liên thông với hệ thống thông tin một cửa điện tử của tỉnh thông qua trục LGSP; hệ thống tích hợp đăng nhập một lần SSO; giúp các cơ quan quản lý được quy trình nội bộ; kiểm soát tài liệu, hồ sơ; chỉnh sửa quy trình thuận tiện, kiểm soát giải quyết thủ tục hành chính…

Từ tháng 4/2024, phần mềm ISO điện tử được áp dụng thí điểm tại 5 cơ quan trong tỉnh gồm Văn phòng UBND tỉnh, Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Thông tin và Truyền thông, UBND thành phố Rạch Giá, UBND thành phố Phú Quốc.

Các đơn vị  đều đánh giá cao tính năng nổi bật của phần mềm ISO điện tử, trong đó có tích hợp ký số của Ban Cơ yếu Chính phủ trong ban hành các tài liệu, văn bản, tích hợp kết nối hệ thống thông tin một cửa điện tử, hệ thống phần mềm Văn phòng điện tử. Cán bộ, công chức tham gia vận hành hệ thống, nhất là thư ký ISO của các cơ quan có sự chủ động trao đổi, kiến nghị Sở Khoa học và Công nghệ và VNPT (Viễn thông) làm rõ các vấn đề vướng mắc, đảm bảo việc đưa vào vận hành, sử dụng chính thức được thông suốt, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả, tiết kiệm thời gian, kinh phí.

Tuy nhiên, bước đầu thực hiện, một số cơ quan còn chậm ban hành bộ tài liệu hệ thống; chưa vận hành hết chức năng của phần mềm để duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại đơn vị. Do hệ thống còn mới, nhiều thủ tục hành chính chưa phù hợp quy trình nội bộ đã được UBND tỉnh công bố, thông tin trên Cổng dịch vụ công quốc gia về phí, lệ phí, các bước xử lý, thời gian xử lý…

Phó Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Kiên Giang Nguyễn Xuân Niệm thông tin, thời gian tới, Sở phối hợp nhà thầu (Liên danh Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam và Công ty Cổ phần Chứng nhận WCert) xây dựng phần mềm ISO điện tử thay cho ISO giấy. Bên cạnh đó, Sở chỉnh sửa, bổ sung hoàn thiện khởi tạo tài khoản, nhập dữ liệu, tập huấn, kịp thời hướng dẫn, xử lý phản ánh để cơ quan hoàn thành áp dụng phần mềm ISO điện tử theo kế hoạch trong năm 2024.

Đến đầu năm 2025, Kiên Giang nhân rộng triển khai áp dụng phần mềm ISO điện tử tại 44 cơ quan gồm: Văn phòng UBND tỉnh, 19 sở, ban, ngành, 7 chi cục, 13 UBND cấp huyện, UBND các xã Thổ Châu, Dương Tơ, thành phố Phú Quốc; UBND xã Tiên Hải, phường Đông Hồ, thành phố Hà Tiên.

Việc áp dụng ISO điện tử sẽ tích hợp, thống nhất các dữ liệu với Cổng dịch vụ công tỉnh, kiểm soát tốt việc giải quyết thủ tục hành chính phục vụ người dân tốt hơn, góp phần đẩy mạnh phát triển chính quyền điện tử ở địa phương và Chính phủ điện tử. Qua đó, nâng cao chất lượng, hiệu quả, công khai, minh bạch hoạt động của các cơ quan Nhà nước về giải quyết thủ tục hành chính trên môi trường mạng, đảm bảo phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng hiệu quả.