Khi làm việc từ xa trở thành xu hướng tất yếu

Một góc phố của Khu hành chính đặc biệt Hong Kong (Trung Quốc). Ảnh: AFP/TTXVN

Cuối tháng 5/2020, nhà sáng lập của nền tảng truyền thông xã hội nổi tiếng thế giới 9GAG là Ray Chan đã bất ngờ thông báo kế hoạch từ bỏ hệ thống văn phòng rộng 7.000 mét vuông đầy phong cách của mình ở Khu hành chính đặc biệt Hong Kong (Trung Quốc) để khuyến khích người lao động làm việc từ xa.
Động thái này được cho là sẽ tiết kiệm cho 9GAG khoảng 200.000 đô la Hong Kong (HKD), tương đương 25.000 USD, chi phí thuê văn phòng mỗi tháng. Cùng với 9GAG, hai "đại gia" mạng xã hội là Twitter và Facebook cũng đã cho phép nhân viên làm việc tại nhà vô thời hạn kể từ khi dịch COVID-19 diễn ra. 
Trong bối cảnh đó, việc các tập đoàn tăng cường cho phép nhân viên làm việc tại nhà hoặc làm việc ở bất cứ nơi đâu sẽ khiến thị phần của các tòa cao ốc truyền thống, vốn đã chịu áp lực từ suy thoái kinh tế toàn cầu, nay lại càng thu hẹp.
Một lựa chọn thay thế hoàn hảo?
Từ Hong Kong đến Tokyo, từ Thượng Hải đến Singapore, tổng cộng có đến 27,7 triệu mét vuông văn phòng đã được xây dựng trong 5 năm qua ở khu vực châu Á, với 16,8 triệu mét vuông dự kiến sẽ hoàn thành trong ba năm tới, theo hãng tư vấn tài sản Jones Lang LaSalle (JLL).
Tuy nhiên, các chuyên gia phân tích cho rằng xu hướng đô thị hóa đang diễn ra mạnh mẽ trong thập kỷ vừa qua có thể sẽ đảo ngược nếu phương thức làm việc từ xa tiếp tục được ủng hộ trong thời gian dài. Một phần xu hướng này cũng được thúc đẩy bởi việc các công ty buộc phải cắt giảm chi phí sau đại dịch, khiến họ suy nghĩ lại về giá trị thực tế của việc sở hữu một văn phòng truyền thống.
Nhà sáng lập Ray Chan nói: "Trong quá khứ, việc sở hữu một văn phòng mát mẻ, nơi có đồ ăn nhẹ, đồ uống và những thứ tương tự là lựa chọn số một. Tuy nhiên, có vẻ như thế hệ trẻ ngày nay lại yêu thích sự tự do nhiều hơn". Trong bối cảnh đó, ông Chan cho rằng việc sở hữu văn phòng làm việc từng "ngốn" của ông 2 triệu HKD chi phí cải tạo từ 5 năm trước bắt đầu trở nên lãng phí. 
Prithwiraj Choudhury, Giáo sư của trường đại học Harvard Business School, đã chia sẻ với Nikkei Asian Review rằng nếu xu hướng làm việc từ xa trở nên phổ biến, tình trạng tắc nghẽn đô thị sẽ được cải thiện, trong khi nhu cầu thuê, mua văn phòng ở các thành phố lớn sẽ giảm. Kết quả là các công ty sẽ tiết kiệm được một khoản lớn các loại phí thuê văn phòng và chi phí sinh hoạt. Ngoài ra, đây cũng là cơ hội để họ tìm kiếm nhân tài ở bất cứ nơi đâu trên thế giới. 
Đại dịch COVID-19 đã tạo ra động lực để các tập đoàn thử nghiệm mô hình hoạt động từ xa trên quy mô lớn. Một số nghiên cứu đã chỉ ra rằng năng suất lao động không những không bị ảnh hưởng bởi hình thức này, mà thậm chí trong một số trường hợp, chỉ số còn được cải thiện đáng kể nhờ tiết kiệm thời gian đi lại.

Trong một cuộc khảo sát do JLL công bố vào tháng 6/2020, hơn 80% khách hàng cho biết, họ đã bắt đầu cân nhắc về những lựa chọn thay thế cho việc sở hữu một văn phòng truyền thống để duy trì hoạt động kinh doanh hoặc sửa đổi văn phòng hiện tại của họ.
"Tấm huy hiệu danh dự" liệu có còn cần thiết?
Tại khu vực Trung tâm Hong Kong, khu văn phòng đắt đỏ nhất thế giới, tỷ lệ trống của các tòa nhà hạng A đã tăng lên mức cao nhất của 12 năm trong tháng 5/2020, trong khi giá thuê giảm đến 2,7% so với mức tăng hơn 20% của 5 năm qua, theo số liệu của JLL.

Tại Trung Quốc, tất cả 4 thành phố "cấp một", bao gồm Bắc Kinh, Thượng Hải, Quảng Châu và Thâm Quyến, đã ghi nhận xu hướng sụt giảm giá thuê văn phòng trong quý I/2020 so với quý cuối cùng của năm 2019.
Trong bối cảnh đó, Giám đốc quản lý tài sản tại Swire Properties Don Taylor đã nói với Nikkei rằng: "Không còn nghi ngờ gì nữa, phi tập trung hóa sẽ tiếp tục là một xu hướng trong tương lai, đặc biệt là trong đại dịch COVID-19, khi các công ty cân nhắc cắt giảm chi phí và đi tìm các lựa chọn thay thế bên ngoài các khu thương mại trung tâm".  
Tuy nhiên, Giám đốc Taylor cho rằng vẫn còn quá sớm để nói về sự thoái trào của hệ thống các văn phòng thông thường: "Chúng tôi dự tính rằng hầu hết các công ty sẽ giữ lại một văn phòng chính của họ, song mức quy mô sẽ được đánh giá lại". Đồng quan điểm này, nhiều nhà phân tích cho rằng tương lai của thị trường lao động sẽ là một sự kết hợp giữa mô hình văn phòng vật lý và phong cách làm việc linh hoạt hơn.
Gonzalo Portellano, người đứng đầu bộ phận Thiết kế danh mục đầu tư tại JLL trong khu vực châu Á-Thái Bình Dương, bày tỏ hy vọng các trung tâm làm việc phi tập trung sẽ trở thành lựa chọn được ưa chuộng trong thời gian tới: "Các công ty có thể bắt đầu chuyển văn phòng của họ từ những vị trí đắc địa sang trung tâm nhỏ hơn, linh hoạt hơn và trải rộng trên toàn thành phố".

Theo chuyên gia này, điều đó sẽ cho phép người sử dụng lao động tiết kiệm tiền thuê nhà và cho phép nhân viên làm việc trong một môi trường chuyên nghiệp gần với nơi họ sống hơn, bên cạnh việc giúp làm giảm nguy cơ bùng phát dịch bệnh trên diện rộng của một công ty.
Nếu nhận định của ông Portellano là chính xác, các công ty cung cấp không gian làm việc chung (co-working) sẽ có thể hưởng lợi trong thời gian dài, bởi sự linh hoạt và phi tập trung là hai tính năng điển hình của mô hình này. 
Một ví dụ điển hình là tập đoàn WeWork của Mỹ. WeWork đã nhận được sự quan tâm lớn từ phía các doanh nghiệp về những giải pháp không gian linh hoạt (ở châu Á) kể từ khi dịch bệnh bùng phát. Cũng theo tập đoàn này, các doanh nghiệp với hơn 500 nhân viên hiện chiếm đến 40% tổng số thành viên của tập đoàn, so với con số 30% của một năm trước đó.
Trong khi đó, một số ý kiến cũng cho rằng việc chuyển sang một phong cách làm việc mới sẽ không dễ dàng và các văn phòng truyền thống sẽ không thể "tuyệt chủng", vì các văn phòng truyền thống mang lại nhiều lợi ích vô hình mà những không gian chung và môi trường làm việc tại nhà không thể mang lại.
Roddy Allan, Giám đốc nghiên cứu của JLL ở khu vực châu Á Thái Bình Dương, gọi việc sở hữu một văn phòng vật lý là "tấm huy hiệu danh dự" của mỗi công ty. Việc sở hữu một văn phòng hiện hữu đóng một vai trò lớn trong việc định hình văn hóa doanh nghiệp, đồng thời mang lại cho nhân viên cảm giác tự hào và thân thuộc.

Bên cạnh đó, yếu tố con người sẽ đóng một vai trò quan trọng khi các công ty quyết định có áp dụng mô hình việc làm từ xa hay không, bởi nhiều người vẫn thấy rằng trò chuyện trực tiếp là cách thức hiệu quả nhất để giao tiếp và tạo ra ý tưởng mới.
Theo chuyên gia Roddy Allan, không chỉ là nơi làm việc, văn phòng chính còn là biểu tượng của địa vị. Trong trường hợp của JLL, tuy tập đoàn này đã dịch chuyển phần lớn nhân viên đến một trụ sở mới ở Paya Lebar thuộc ngoại ô Singapore trong năm nay nhưng họ vẫn duy trì một văn phòng nhỏ hơn ở Raffles Place thuộc khu trung tâm./.