Công chứng điện tử: Giảm thủ tục, tăng tính an toàn cho giao dịch bất động sản

Trong bối cảnh thị trường bất động sản ngày càng đòi hỏi minh bạch, thuận tiện và an toàn pháp lý, công chứng điện tử đang được xem là một trong những giải pháp quan trọng nhằm hỗ trợ quá trình chuyển đổi số, đồng thời góp phần cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực có giá trị giao dịch cao và rủi ro pháp lý lớn này. Tuy nhiên, để công chứng điện tử phát huy hiệu quả trong lĩnh vực bất động sản, cần có sự đổi mới toàn diện từ tư duy xây dựng quy trình, thiết kế hệ thống kỹ thuật, cho đến hoàn thiện khung pháp lý và đào tạo nhân lực thực hiện.

Không để “điện tử hóa” hình thức

Hoạt động công chứng hiện vẫn đang là một bước trung gian bắt buộc trong nhiều giao dịch bất động sản, đặc biệt là các hợp đồng chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, quy trình này đang khiến người dân và doanh nghiệp mất nhiều thời gian, công sức và chi phí, trong khi công nghệ hoàn toàn có thể hỗ trợ đơn giản hóa đáng kể các thủ tục này.

Theo ông Phan Đức Hiếu - Ủy viên chuyên trách Ủy ban Kinh tế và Tài chính của Quốc hội, công chứng điện tử trong bất động sản không chỉ nhằm đáp ứng mục tiêu số hóa, mà còn phải thực sự mang lại lợi ích thiết thực như giảm thủ tục, rút ngắn thời gian xử lý, giảm chi phí xã hội, nhưng vẫn đảm bảo an toàn pháp lý.

Ông Hiếu nhấn mạnh: "Không thể coi việc chuyển hồ sơ giấy thành bản mềm là đã số hóa. Công chứng điện tử phải được thiết kế dựa trên tư duy điện tử, tức là xây dựng một quy trình hoàn toàn mới, đơn giản hơn, hiệu quả hơn và phù hợp với môi trường số."

Với tính chất pháp lý đặc thù và giá trị giao dịch cao, công chứng trong lĩnh vực bất động sản cần được thực hiện cẩn trọng, đầy đủ và đúng quy định. Tuy nhiên, nhiều chuyên gia cho rằng, điều đó không đồng nghĩa với việc giữ nguyên mô hình cũ rồi "điện tử hóa" hình thức, mà phải thay đổi cách tiếp cận.

PGS.TS Nguyễn Quang Tuyến – Phó Chủ tịch Hội đồng Trường, Trưởng khoa Pháp luật Kinh tế, Trường Đại học Luật Hà Nội cho rằng, công chứng điện tử trong lĩnh vực bất động sản nếu được thiết kế tốt, hoàn toàn có thể giảm tối thiểu 30% khối lượng thủ tục hành chính hiện tại.

"Vấn đề không chỉ nằm ở hệ thống kỹ thuật, mà còn là đào tạo lại công chứng viên theo hướng số, thay đổi tư duy hành nghề, sử dụng công cụ số để thực hiện nghiệp vụ pháp lý", ông Tuyến nói. Đồng thời, các văn phòng công chứng cũng cần chuẩn bị đội ngũ nhân viên nghiệp vụ sẵn sàng hỗ trợ người dân, doanh nghiệp thao tác thuận lợi trong môi trường trực tuyến.

Hiện nay, theo quy định của Luật Đất đai 2024, chỉ một số loại giao dịch về quyền sử dụng đất bắt buộc phải công chứng như: chuyển nhượng, tặng cho, thế chấp, góp vốn. Các giao dịch khác như cho thuê, cho thuê lại, chuyển đổi hay giao dịch liên quan đến tài sản gắn liền với đất thì không bắt buộc công chứng, để người dân tự quyết định.

Theo ông Phan Đức Hiếu, trong bối cảnh chuyển đổi số và hướng tới tinh giản hóa thủ tục, cần đánh giá lại tính cần thiết của từng loại giao dịch bắt buộc công chứng, nhất là trong các giao dịch bất động sản mang tính thông thường hoặc không phát sinh tranh chấp cao.

"Việc công chứng chỉ nên giữ lại trong những trường hợp thật sự cần thiết để đảm bảo an toàn pháp lý. Còn lại, các giao dịch có thể số hóa, xác thực thông tin qua hệ thống điện tử thì không nên tiếp tục duy trì mô hình công chứng truyền thống", ông Hiếu nêu quan điểm.

Bảo đảm giá trị pháp lý của dữ liệu điện tử

Một điểm quan trọng trong triển khai công chứng điện tử là đảm bảo giá trị pháp lý của kết quả công chứng được thực hiện trực tuyến. Theo các chuyên gia, việc thiết kế hệ thống công chứng điện tử phải đảm bảo rằng hồ sơ sau công chứng có thể được sử dụng ngay trong các thủ tục hành chính tiếp theo, thay vì yêu cầu in ra để nộp lại bản cứng.

Cũng theo ông Hiếu, trong thời kỳ số, khái niệm "bản sao" dần trở nên không cần thiết, bởi một khi dữ liệu gốc đã được cập nhật và chứng thực trên hệ thống thì có thể truy cập và đối chiếu nhanh chóng, an toàn. Điều này vừa giúp giảm chi phí in ấn, lưu trữ, vừa tăng tốc độ xử lý các thủ tục hành chính liên quan đến bất động sản.

Ông Bùi Văn Doanh – Viện trưởng Viện Nghiên cứu Bất động sản Việt Nam cho rằng, công chứng điện tử là một phần không thể thiếu trong nỗ lực xây dựng môi trường đầu tư kinh doanh minh bạch, hiệu quả và giảm chi phí tuân thủ, như tinh thần của Nghị quyết số 66-NQ/TW về đổi mới công tác xây dựng và thi hành pháp luật đáp ứng yêu cầu phát triển đất nước trong kỷ nguyên mới.

Thực tế, trong các giao dịch có yếu tố doanh nghiệp tham gia, việc công chứng không bắt buộc. Do đó, nếu công chứng điện tử được triển khai rộng rãi, có thể giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí, đồng thời vẫn bảo đảm an toàn pháp lý thông qua việc thiết kế các cơ chế xác thực và lưu trữ dữ liệu số đáng tin cậy.

Tuy nhiên, để làm được điều đó, cần có hành lang pháp lý rõ ràng và thống nhất về giá trị pháp lý của công chứng điện tử, cũng như cơ chế liên thông giữa các hệ thống dữ liệu đất đai, công chứng, tài chính và quản lý thuế. Giao dịch bất động sản là lĩnh vực nhạy cảm, có giá trị lớn và dễ phát sinh tranh chấp nếu không được kiểm soát chặt chẽ về pháp lý. Do đó, công chứng điện tử cần được thiết kế như một công cụ hỗ trợ thay vì một trở ngại mới.

Các chuyên gia cho rằng, quá trình xây dựng hệ thống công chứng điện tử trong lĩnh vực bất động sản cần có sự phối hợp giữa nhiều cơ quan, bao gồm Bộ Tư pháp, Bộ Nông nhiệp và Môi trường, Bộ Xây dựng, cùng sự tham gia của Hiệp hội Bất động sản, Hiệp hội Công chứng viên và cộng đồng doanh nghiệp.

Việc đẩy mạnh công chứng điện tử trong lĩnh vực bất động sản không chỉ góp phần hiện đại hóa nền hành chính công, mà còn là một bước đi cần thiết để xây dựng thị trường bất động sản minh bạch, an toàn, hiệu quả và bền vững trong thời đại số.